ToDoリスト共有アプリ無料5選｜登録と人数上限を比較

「買い物リストを家族と共有したいだけなのに、相手にアプリを入れさせるのが気が引ける」「外注さんとやることリストを共有したいけれど、そのために有料プランを契約するほどではない」。ToDoリストの共有でつまずくのは、機能そのものではなく、相手側の手間と無料プランの上限です。結論から書くと、ToDoリストを無料で共有できるアプリはあり、選ぶ基準は「相手側に何が必要か」と「無料プランで何人まで共有できるか」の2点に絞れます。この記事では、公式の仕様で裏が取れた5つのアプリを比較表にまとめ、上位記事の多くが共有アプリとして紹介しているGoogle ToDoリストの実際の仕様、家族・チーム・クライアント別の選び方まで整理します。

※本記事の各アプリの仕様と料金は、2026年8月時点の各社公式ヘルプ・料金ページの記載に基づきます。公式に記載を確認できなかった項目は「公式に明記なし」と書き、推定値は載せていません。

無料で共有できるToDoリストアプリ5選【比較表】

まず全体像を1つの表にまとめます。見るべき列は「相手側に必要なもの」と「無料プランの共有上限」の2つです。ここが合わないアプリは、どれだけ機能が豊富でも共有相手に断られて終わります。

表を見ると分かるとおり、「無料プランの共有人数」を公式に数値で示しているのはTodoistとTrelloの2つだけです。ほかは公式ヘルプに人数の記載がないため、この記事でも数値は書いていません。他社の記事で「◯人まで無料」と書かれていても、出典が示されていない数値は契約前に必ず自分で確認してください。

なお、共有せずに1人で使うタスク管理アプリを探している場合は、用途が別物になります。個人利用の比較はタスク管理アプリ無料7選｜個人向けに無料の限界まで比較にまとめてあります。

ToDoリストの共有で変わること｜1人で使うタスク管理との違い

アプリを選ぶ前に、共有という行為で何が変わるのかを1度だけ整理しておきます。ここがずれていると、高機能なツールを入れたのに誰も更新しない、という状態になります。

ToDoリストとタスク管理ツールの違い

ToDoリストは「やること」を1行ずつ並べ、終わったらチェックを入れていく形式です。対してタスク管理ツールは、1つのタスクに担当者・期限・進捗といった属性を持たせ、状態で管理します。牛乳を買う、ゴミを出すといった粒度ならToDoリスト、誰がいつまでに何を仕上げるかを追う必要があるならタスク管理ツールの領域です。

この違いは、共有するときに「共有できる単位」の差として表れます。Google KeepやMicrosoft To Doはリスト1枚から共有でき、TodoistやTrello、TASKULはプロジェクトやワークスペースといった、複数のタスクをまとめた単位で共有します。家族の買い物リストにプロジェクト単位のツールを持ち込むと設定が重くなり、逆に複数人が動く案件をリスト1枚で共有すると、誰が引き取ったのかが記録に残りません。

リストを共有すると何がなくなるか

共有の効果は、新しくできるようになることより、やらなくて済むようになることに出ます。具体的には次の4つが消えます。

• 確認の連絡：「あれ買った？」「例のページ直った？」と聞くために連絡する手間がなくなります。相手が自分でリストを見に行けるためです
• 作業の重複：同じ日用品を2人が買ってくる、同じ修正に2人が着手するといった無駄が起きにくくなります
• 依頼した・していないの食い違い：口頭の依頼はどちらの記憶にも残りませんが、リストに1行入れておけば残ります
• 報告のための報告：進捗を伝えるためだけのメッセージを書く時間が要らなくなります

逆に言えば、この4つに心当たりがない場合、共有機能そのものは効きません。相手がリストを見に行く習慣を持てるかどうかが、アプリの機能より先に来る条件です。

Google ToDoリストで共有はできる？

Google ToDoリスト（Google Tasks）には、作成したリストを他のユーザーと共有する機能が提供されていません。公式ヘルプの機能一覧を見ても、リストの共有にあたる項目は存在しません。「Google ToDoリスト 共有」で検索してたどり着いた場合、探している機能そのものが用意されていない、というのが答えになります。

それでも「共有ToDoリストアプリ7選」といった記事でGoogle ToDoリストが取り上げられていることは珍しくありません。1人で使うぶんには手に馴染むアプリですが、共有を目的に選ぶと期待が外れます。無料で使えるアプリを探している段階なら、この時点で候補から外して構いません。

代わりに使えるのはGoogle Keep

同じGoogleのサービスで共有に対応しているのがGoogle Keepです。公式ヘルプには「他のユーザーにメモの閲覧と編集を許可するには、メモをそのユーザーと共有します」と明記されており、チェックボックス付きのリストもそのまま共同編集できます。買い物リストや持ち物リストのように、家族で1つのリストを同時に触る用途であれば、Google Keepが素直な選択肢になります。

Keepの設定画面には「共有を有効にする」という項目があり、これをオフにすると他のユーザーからのメモが自分に共有されなくなります。自分のメモを他のユーザーへ共有すること自体は、オフのままでも可能です。共有メモが増えすぎて自分のKeepが散らかるのを避けたいときに使える設定です。

Chatのスペースやドキュメントでのタスク割り当てという例外

Google ToDoリストに共同利用の仕組みがまったくないわけではありません。公式ヘルプが言及しているのは、Google Chatのスペースでグループのタスクを作成して担当者を割り当てる方法と、Googleドキュメント上で他のユーザーにタスクを割り当てる方法の2つです。ただし後者は対応するWorkspaceアカウントが前提になります。

いずれも「自分のToDoリストを丸ごと相手と共有する」ものではなく、特定のタスクを個別に割り当てる仕組みです。家族の買い物リストのような用途とは噛み合わないため、共有目的ならKeepか他社アプリを検討したほうが早く済みます。

5つのアプリで無料でできる共有範囲と共有のやり方

ここからは1つずつ、無料の範囲でどこまで共有できるのか、共有の操作は何ステップなのかを見ていきます。共有する側の手間より、招待された相手の手間のほうが乗り換えの障壁になりやすいため、相手側の動きも合わせて書きます。

① Google Keep｜家族と買い物リストを共同編集する

Google Keepは、メモやリストを他のユーザーと共有して一緒に編集できる無料のサービスです。共有した相手が項目を追加すれば自分の画面にも反映されるため、買い物リストや旅行の持ち物リストのように、その場で書き足していくものと相性がよく作られています。

共有できる単位はメモやリスト1件ずつです。「家族用のリストだけ共有して、仕事のメモは自分だけで見る」という分け方が自然にでき、フォルダやワークスペースの概念を覚える必要もありません。一方で、共同編集者の人数上限は公式ヘルプに記載がなく、数値は本記事の比較表でも空欄にしています。

Google Keepで共有する手順

1. keep.google.com またはKeepアプリで、共有したいメモ・リストを開く
2. 共有の操作から、閲覧と編集を許可したい相手を指定する
3. 相手のKeepに共有されたメモが表示され、双方が編集できる状態になる

相手側もGoogleアカウントでKeepを使うことになるため、GmailやAndroidを日常的に使っている相手であれば、追加で覚えることはほとんどありません。逆に、Googleアカウントを持っていない相手が混じる場合は、この時点で候補から外れます。

② Microsoft To Do｜招待リンクを好きなアプリで送れる

Microsoft To Doは、作成したタスクリストを他のユーザーと共有できます。特徴は招待の渡し方が自由な点です。公式ヘルプは「Emailは、招待リンクを共有する1つの方法にすぎません。Microsoft Teamsなどの任意のメッセージングアプリを使用して、ユーザーに送信することもできます」と記載しており、リンクをコピーして好きな経路で送れます。

相手のメールアドレスを知らなくても共有を始められるのは、ほかの4つにはない利点です。普段のやりとりがチャットで完結している相手に、共有のためだけにメールアドレスを聞き直す必要がありません。ただし共有人数の上限や容量の数値は公式に記載を確認できなかったため、この記事では書いていません。

Microsoft To Doで共有する手順

1. 共有したいタスクリストを開き、上部の「共有」を選ぶ
2. 「招待リンクの作成」を選び、「リンクのコピー」でリンクを取得する
3. コピーしたリンクを、メールやTeamsなど普段使っているアプリで相手に送る

共有を止める・アクセスを制限する

招待リンクは配布したあとに無効化できます。共有メニューの「アクセスの管理」から「現在のメンバーへのアクセスを制限する」をオンにすると、招待リンクが無効になり、すでに参加しているメンバーだけがリストを見られる状態になります。リンクが第三者に転送されるのを防ぎたいときは、参加が済んだ時点でこの設定を入れておくと安全です。

共有そのものをやめたい場合は、「共有の停止」を選びます。停止するとリストにアクセスできるのは自分だけに戻ります。案件が終わったタイミングで共有を切る運用が、そのまま操作としてできる形です。

③ Todoist｜無料は1プロジェクトにつき5人まで

Todoistの共有はプロジェクト単位です。公式の料金ページによると、無料の「初心者」プランでは1つの個人プロジェクトにつき共有できる人数は5人、作成できる個人プロジェクトは5件までとなっています。人数の上限が公式に数値で書かれている数少ないアプリのひとつです。

5人という枠は、家族や少人数の固定チームであれば十分です。逆に、参加者が入れ替わる案件や、10人以上が出入りするコミュニティの運営には向きません。プロジェクト数も5件までのため、案件ごとにプロジェクトを切って回すフリーランスだと、共有の前に件数の上限に当たることがあります。

Todoistの無料プランで押さえておきたい上限

• 個人プロジェクト5件まで
• 1個人プロジェクトあたりの共有人数5人まで
• ファイルアップロードは5MBまで
• フィルターは3件まで
• アクティビティ履歴は1週間まで遡れる

共有の観点で効いてくるのはアクティビティ履歴の1週間です。誰がいつ完了にしたかを1週間より前まで遡れないため、月末にまとめて作業実績を振り返る使い方には足りません。逐次確認する運用に合わせるか、有料プランを検討することになります。

④ Trello｜ワークスペースあたり10人まで無料

Trelloはボードにカードを並べる形式のツールで、共有の単位はワークスペースです。Freeプランでは1ワークスペースにつき10人までのコラボレーターを無料で招待でき、カードの数は無制限、ワークスペースあたりのボードは最大10個までとなっています。

人数の枠が10人あるため、5人では足りないチームの受け皿になります。ストレージも無制限（1ファイルあたり10MBまで）で、画像や資料を貼りながら進める使い方に耐えます。一方で自動化コマンドは月250回までのため、定型処理を自動で回す前提の運用には無料枠だと届きません。

Trelloの無料プランで押さえておきたい上限

• ワークスペースあたり10コラボレーターまで無料
• カードは無制限
• ワークスペースあたりのボードは最大10個
• ストレージは無制限（1ファイルあたり10MB）
• 自動化コマンドは月250回まで

ボード10個という枠は、案件ごとにボードを作る運用だと意外に早く埋まります。案件をカードにしてボードを1枚で回す設計にすれば、10個の枠に当たらずに済みます。

⑤ TASKUL｜招待された側は無料のまま参加できる

TASKULはフリーランス・クリエイター向けのタスク管理ツールで、共有の単位はプロジェクトです。招待は共有リンクまたはメールアドレスから行い、招待した相手にはタスクだけを渡してクライアント情報や金銭まわりは非公開のまま保てます。権限の設定もプロジェクトごとに切り替えられます。

共有という観点で他の4つと事情が違うのは、料金ページに「有料ユーザーから招待されたプロジェクトは上限に含まれません」と明記されている点です。招待された側は無料プラン（¥0・プロジェクト10件まで・AIクレジット200/月）のまま、上限を消費せずに参加できます。外注パートナーに「このために課金してほしい」と言わずに済む形です。

TASKULで共有する手順

1. 共有したいプロジェクトを開き、パートナーの招待を選ぶ
2. 共有リンクを発行するか、相手のメールアドレスを入力して招待する
3. 相手が参加すると、公開設定にしたタスクだけが相手の画面に表示される

向かない使い方もはっきりしています。共有の単位がプロジェクトのため、買い物リストを1枚だけ家族と共有したいといった日常用途にはやや重い設計です。無料プランで持てるプロジェクトは10件まで、AIクレジットは月200という枠もあります。仕事の案件を相手と共有する目的なら合いますが、プライベートのリスト共有が目的ならGoogle Keepのほうが手数は少なく済みます。

誰と共有するかで選ぶ

アプリの機能を並べても、共有相手が違えば正解は変わります。相手ごとに「外せない条件」を先に決めると、候補は1つか2つに絞れます。

家族・プライベートで共有する場合

家族との共有で最も効くのは、相手の学習コストがゼロに近いことです。買い物リストは「思い出したその場で1行足す」使い方をするため、アプリを開いてから入力までの手数が1つ増えるだけで使われなくなります。Google Keepはメモ1枚から共有でき、相手側の操作もリストにチェックを入れるだけで完結します。

逆に、家族の共有にプロジェクト管理型のツールを持ち込むと、設定の説明で最初の1週間が終わります。共有相手がツールに興味を持っていない場合、機能の多さはそのまま定着しない理由になります。

社内・チームで共有する場合

チームで共有するなら、人数の上限が公式に数値で書かれているかを最初に確認します。TrelloのFreeプランは1ワークスペース10人、Todoistの無料プランは1プロジェクト5人と、いずれも公式の料金ページに記載があります。11人目が入る予定があるなら、Trelloでも無料枠では収まりません。

もっとも、共有できていないチームの問題はツールの手前にあることも多いものです。誰がいつ更新するかが決まっていなければ、どのアプリに移しても同じ状態になります。原因の切り分けはチームのタスク共有がうまくいかない原因と改善策で整理しています。

クライアント・外注と共有する場合

クライアントや外注パートナーとの共有では、条件が2つ増えます。相手に費用を負担させないことと、見せる情報を選べることです。案件の進捗は共有したいけれど、見積金額やほかのクライアントの情報まで見えてしまうのは避けたい、という状況が普通に起きます。

この2つを同時に満たすなら、招待された側が無料のまま参加でき、クライアント情報を非公開にしたままタスクだけ渡せるTASKULが噛み合います。案件管理まで含めた選択肢を広く見たい場合は、フリーランス案件管理ツールおすすめ10選も合わせて確認してください。

ToDoリストを共有するときの注意点は？

共有を始める前に決めておきたいのは、「何を共有しないか」です。共有トラブルのほとんどは、機能の不足ではなく、見せるつもりのなかった情報が相手に見えたことから起きます。以下の4点は、共有を始める最初の10分で決めておくと後戻りが要りません。

• 見られたくないタスクを混ぜない：共有はリストやプロジェクトの単位で行われます。共有用のリストを1本切り、個人的な予定は別のリストに置いてください
• 通知の量を先に決める：共有相手が項目を追加するたびに通知が飛ぶと、数日で通知をオフにされます。誰に何を通知するかを最初に合わせておくと定着します
• 共有を解除したあとの見え方を確認する：Microsoft To Doのように、招待リンクの無効化と共有の停止が別の操作になっているものがあります。案件終了時にどちらを実行するかを決めておいてください
• 仕事の共有は履歴が残る形にする：Todoistの無料プランはアクティビティ履歴が1週間です。「言った・言わない」を後から確認する必要がある相手との共有では、履歴の保持期間も選定条件に入ります

とくに4つ目は、クライアントワークで効いてきます。依頼内容の変更がリスト上でどう反映されたかを遡れないと、追加作業の交渉材料がなくなります。無料で始める場合でも、履歴がどこまで残るかは共有を始める前に確認しておいてください。

クライアントや外注とタスクを共有するならTASKUL

ここまで見てきたとおり、無料で共有できるアプリは複数あります。そのうえで「相手に費用も手間もかけずに、見せる情報だけを渡したい」という条件が付くと、選択肢は一気に狭くなります。TASKULは共有リンクまたはメールアドレスから相手を招待でき、クライアント情報や金銭まわりは非公開のままタスクだけを共有できます。招待された側は、有料ユーザーから招待されたプロジェクトが上限に含まれないため、無料のまま参加できます。

自分が使う側としても、無料プラン（¥0・プロジェクト10件まで・AIクレジット200/月）から試せます。トライアル終了後も無料プランで使い続けられるため、まず1案件だけ共有して相手の反応を見る、という始め方ができます。案件が増えてプロジェクトの上限に当たったタイミングで、プロジェクト無制限のStandardプラン（年払いで月額¥784）を検討すれば十分です。

TASKULを無料ではじめる

よくある質問

無料で何人まで共有できますか？

公式に人数が明記されているのはTodoistとTrelloです。Todoistの無料プランは1個人プロジェクトにつき5人、TrelloのFreeプランは1ワークスペースにつき10人のコラボレーターまで無料で招待できます。Google Keep・Microsoft To Doは共有人数の上限が公式ヘルプに記載されていないため、この記事では数値を書いていません。

相手がアプリを入れていなくても共有できますか？

アプリのインストールが不要かどうかは、共有の方式で決まります。Microsoft To Doは招待リンクを作成してメールやTeamsなど任意のアプリで送れるため、こちらが相手のメールアドレスを知らなくても共有を始められます。TASKULも共有リンクまたはメールアドレスから招待できます。ただし招待された相手が実際に編集するには、いずれもそのサービスにアクセスする必要があります。

Google ToDoリストを家族と共有する方法はありますか？

Google ToDoリストには、作成したリストを他のユーザーと共有する機能が提供されていません。家族と1つのリストを共同編集したい場合は、同じGoogleアカウントで使えるGoogle Keepに移すのが最短です。Keepはメモやリストを他のユーザーと共有して、双方で編集できます。

共有をやめたらリストはどうなりますか？

アプリによって挙動が分かれます。Microsoft To Doは「共有の停止」を選ぶと、リストにアクセスできるのは自分だけに戻ります。招待リンクだけを無効にして既存メンバーのアクセスを残す設定も別に用意されています。共有解除の前に、相手側にコピーが残るのか消えるのかは、実際に自分のアカウントで一度試して確認しておくと安全です。

仕事のタスク共有と家族の共有は同じアプリにまとめるべきですか？

分けたほうが管理は楽になります。共有はリストやプロジェクトの単位で行われるため、1つのアプリに両方を入れると、共有範囲の設定ミスが起きたときの影響が大きくなります。家族の買い物リストはGoogle Keep、仕事の案件はプロジェクト単位で権限を分けられるツール、という使い分けが現実的です。