複数案件を同時に回すフリーランスの案件管理術5ステップ

フリーランスは複数案件を掛け持ちしていい？

フリーランスが複数案件を掛け持ちすること自体に、制限はありません。会社員の副業と違って就業規則の縛りはなく、いくつ受けるかは自分で決められます。確認が必要なのは契約書だけです。専属条項（他社の仕事を受けない約束）や競業避止義務（同業他社の案件を受けない約束）が入っている場合は、その範囲に限って掛け持ちが制限されます。

フリーランスは1年間に何社と取引している？

国の調査では、答えた人のおよそ7割が1年間に2社以上と取引しています。調査は令和3年度フリーランス実態調査です。実施したのは内閣官房新しい資本主義実現会議事務局・公正取引委員会・厚生労働省・中小企業庁の4者です。令和3年7月20日から8月20日に、インターネットで調べています。設問は「あなたが仕事で通常１年間に取引する依頼者は、何社（人）ですか。」です。回答は次のとおりでした。

1年間の取引先の数	回答の割合	回答数（人）
1社（人）	30.1%	1,278
2社（人）	17.1%	724
3社（人）	15.2%	647
4社（人）	6.0%	253
5社（人）以上	31.6%	1,341
合計	100.0%	4,243

回答した4,243人のうち、2社以上と答えた人は69.9%でした。5社以上が31.6%で、1社だけの30.1%を上回っています。掛け持ちは例外的な働き方ではなく、多くのフリーランスにとって普通の状態だと分かります。出典は令和3年度フリーランス実態調査結果（PDF）です。この数字は設問Q12にあります。

この調査が聞いたのは取引先の数で、同時に進めている案件の数ではありません。1社から続けて依頼を受けている人も含まれます。それでも、相手が複数いる状態が多数派であることは分かります。依頼が別々の場所から届く前提で、管理のやり方を決めたほうが実態に合います。

複数案件を掛け持ちするメリット

掛け持ちがこれだけ広がっているのは、収入と働き方の両方に利点があるからです。

• 案件の数だけ報酬源が増えるので、1社あたりの単価交渉だけに頼らず収入を伸ばせる
• 収入源が分かれ、1社との取引が終わっても収入がすべて止まる事態を避けられる
• 1社の条件に頼らずに済むので、単価や納期で無理な条件を受け入れなくて済む
• 業種や媒体の違う案件を並行することで、実績の幅が広がる

このメリットを生かせるかどうかは、受ける前にキャパシティを確かめられるかで決まります。

複数案件でパンクするのはなぜ？

複数案件を抱えたフリーランスがパンクするのは、断ると収入が減るために依頼を受け続け、自分の作業時間を超えてしまうからです。キャパシティを超えて案件を受け続けると、次のようなことが起こります。

• すべての案件が納期ギリギリになる
• クオリティが下がりクライアントの信頼を失う
• 修正対応が増え、さらに時間がなくなる
• 見積もり・請求・連絡などの事務作業が、案件の数だけ増える
• 体調を崩して、すべての案件が止まる
• 契約によっては、損害賠償や違約金を求められる

パンクを防ぐには、納期が同じ週に重なっていないか、相手の返事待ちで止まっている作業がないかを、受ける前に確かめられる状態が必要です。案件と納期を1か所に並べておけば、キャパシティを超える前に気づけます。

複数案件の管理方法は？まず押さえる3つの原則

全案件を1か所で見渡すこと、今日やることを3つに絞ること、キャパシティを時間で把握することの3つです。

原則1：全案件を1か所で見渡せるようにする

複数案件を管理する第一歩は、全ての案件を1つの場所に集約することです。

よくある失敗は、案件ごとに情報の置き場所がばらばらになっている状態です。

• 案件Aの情報はSlackに
• 案件Bの資料はメールに
• 案件Cのスケジュールはカレンダーに
• 案件Dの進捗は頭の中に

これでは「今、何がどうなっているか」を把握するために、4つのツールを行き来する必要があります。

最初は、案件名・納期・現在のステータスの3つだけを1か所にまとめます。それだけで全体像が見えるようになります。

原則2：「今日やること」を3つに絞る

複数案件を抱えていると、やるべきことが山のように見えます。ですが、1日のうちに深い集中を保ってこなせるタスクの数には限りがあります。

朝一番に、次の順で進めます。

1. 全案件のタスクを確認する
2. 今日やるべきタスクを3つだけ選ぶ
3. その3つに集中する

あれもこれもと手をつけると、どれも途中で止まりやすくなります。3つ終わったら、次の3つに進みます。この順番を守るだけで、手が止まる時間を減らせます。

原則3：キャパシティを時間で把握する

忙しさを感覚で判断せず、1週間に使える作業時間と、各案件に必要な時間を数字で比べます。

計算の手順は次のとおりです。

• 1日の作業可能時間：8時間
• 1週間の作業可能時間：40時間
• 各案件に必要な時間を見積もる

例えば、ある週の案件が次の4つだったとします。

案件	今週の必要時間	納期
LPデザイン	15時間	金曜
バナー制作5枚	10時間	水曜
サイト修正	5時間	木曜
ロゴ提案	8時間	来週月曜
合計	38時間	–

合計は38時間で、週40時間に対して余裕は2時間しかありません。ここに新しい案件が来たら、受けてはいけないと判断できます。

複数案件を掛け持ちするときの管理は？受注前・進行中・納品後で確認すること

受注前は引き受けられるかどうか、進行中は相手の返事待ち、納品後は請求と入金を中心に管理します。

フェーズ1：受注前（見積もり・ヒアリング段階）

案件を受ける前に確認しておきたい点は、次のとおりです。

• 納期は現実的か
• 今の案件と作業期間が被らないか
• 修正回数の上限を決めたか
• 支払い条件を確認したか
• 秘密保持の範囲と、同業他社の案件を並行して受けてよいかを確認したか
• 制作物を自分の実績として公開してよいかを確認したか

ここで無理があると分かった案件は、受ける前に納期か作業範囲を相談します。受けてから調整するより、受ける前に相談するほうが、相手にとっても負担が小さく済みます。

フェーズ2：進行中（制作・確認待ち）

進行中は、相手の返事を待っている作業を一覧から消さないようにします。

自分の手で動かせないタスク（クライアントの確認待ち、素材待ち、外注先の納品待ち）は、別のステータスで管理します。

待ちの案件をリストから消してしまうと、いつ送ったかを忘れ、催促のタイミングを逃しがちです。

おすすめは、3営業日返事がなければこちらから確認の連絡を入れるというルールを決めておくことです。

フェーズ3：納品後（請求・フォロー）

納品したあとも、次の3つが残っています。

• 納品確認の返事をもらう
• 請求書を発行する（納品後3日以内）
• 入金を確認する

特に請求書の発行忘れは、そのまま入金の遅れにつながります。「納品済み」のステータスになったら、自動的に「請求書発行」のタスクが立つ仕組みを作りましょう。

複数案件のタスクを1つの一覧にまとめるには？（3社4案件の例）

届いた依頼を1か所に書き写し、1行に1つの作業だけを書いて、「次に動くのは自分か相手か」と期日を添えます。ここでは、上のキャパシティの表と同じ4案件（A社・B社・C社の3社）を架空の例にして、一覧ができあがるところまで進めます。

使う道具は紙でもスプレッドシートでも構いません。月曜に届いた依頼を、火曜の朝に整理する場面を想定しています。

手順1：届いた依頼を原文に近い形で1か所に書き写す

最初は整理しようとせず、チャット・メール・電話で届いた依頼を、届いた経路と一緒に1か所へ集めます。原文に近い形で残しておくと、あとで「言った・言わない」になったときに見返せます。

クライアント・経路	届いた依頼（要旨）
A社・Slack	「LPのファーストビューは先日のB案で進めてください。キャッチコピーは今週中にこちらから送ります。納品は金曜でお願いします」
B社・メール	「バナー5枚、水曜の社内会議で見せたいので火曜中に一度送ってください。2枚目と4枚目は先週の案より色を明るくしてほしいです」
B社・Chatwork	「サイトのお知らせ欄の更新と、問い合わせフォームの文言修正を木曜までにお願いします。文言はこちらで確定してから送ります」
C社・電話	「ロゴ案を3つ、来週月曜に見たいです。方向性はお任せします」

電話で受けた依頼は記録が残りません。書き写したら「本日お電話でいただいた内容です。ロゴ案3点を来週月曜にお送りします」のように、要点をメールで送り返しておくと、認識のずれをその日のうちに防げます。

手順2：1行に1つの作業を書き、次に動く人を分ける

次に、依頼を「1行に1つの作業」へ分けます。1通のメッセージに作業が2つ3つ入っていることはよくあります。分けたら、その行で次に動くのが自分なのか相手なのかを書き添えます。

案件	作業	次に動く人	期日	メモ
A社 LPデザイン	ファーストビューをB案で作る	自分	金曜に納品	キャッチコピーは仮の文言で進める
A社 LPデザイン	キャッチコピーを受け取る	A社	水曜まで	水曜の夕方に届いていなければ連絡する
B社 バナー5枚	2枚目と4枚目の色を明るくして、5枚を送る	自分	火曜中（会議は水曜）	水曜の会議に間に合わせる
B社 バナー5枚	会議での反応を聞く	B社	水曜の会議後	追加の修正が出たら行を足す
B社 サイト修正	お知らせ欄を更新する	自分	木曜	–
B社 サイト修正	フォームの確定文言を受け取る	B社	未定→水曜までにほしいと伝える	木曜に間に合わせるための期限
B社 サイト修正	確定した文言でフォームを直す	自分	木曜	文言が届いてから着手する
C社 ロゴ提案	電話の内容をメールで送り返す	自分	火曜（今日）	–
C社 ロゴ提案	ロゴ案を3つ作る	自分	来週月曜	–

4件の依頼が9行の作業になりました。そのうち3行は、相手が動かないと先へ進めない作業です。扱い方は、行の種類によって違います。

①自分が動く作業：期日が近い順に並べ替えると、そのまま作業の順番になります。この例では6行が自分の作業で、火曜が期日の行が2つあります。

②相手の返事を待つ作業：一覧から消さずに残し、いつまでに届かなければ連絡するかをメモ欄に書きます。この例では、A社のキャッチコピーが水曜に届かないと、金曜のLP納品に響くことが一覧を見ただけで分かります。待ちの行を消していると、木曜になってから気づくことになります。

③期日が決まっていない作業：B社のフォーム文言のように、相手から期日が示されていない作業は、自分の期日から逆算して「水曜までにいただければ木曜に間に合います」と先に伝え、期日を決めてしまいます。空欄のままにすると、木曜の朝に文言が届いて慌てることになります。

手順3：自分の作業から、今日やる3つを選ぶ

最後に、「次に動く人」が自分の行だけを期日順に見て、上から3つを今日の作業にします。火曜の朝なら、この例では次の3つです。

1. C社へ、電話の内容をメールで送り返す（今日が期日で、すぐ終わる作業）
2. B社のバナーの色を直して、5枚を送る（火曜中に送る約束）
3. A社のファーストビューを進める（キャッチコピーは仮の文言で置く）

相手の返事を待つ3行は、今日の3つに入れません。そのかわり、B社への文言の期限連絡は1のメールと同じタイミングで送り、A社への連絡は水曜の夕方にカレンダーへ入れておきます。連絡の時期の決め方はフリーランスの納期管理のコツで詳しく書いています。この一覧をスプレッドシートで続けたい場合は、列の作り方を案件管理スプレッドシートの無料テンプレートにまとめています。

同じ一覧をTASKULで作る場合

TASKULでは、手順1の書き写しと手順2の作業分けを、依頼文の貼り付けから始められます。案件を作るときに「依頼文・議事録から自動作成」を選び、Slack・Chatwork・メールのやり取りをそのまま貼り付けると、AIが依頼をタスクに分けて登録し、案件の概要と、確認しておいたほうがよい点を書き出します。タスクの状態は「未着手」「進行中」「確認中」「納品待ち」「完了」で管理するので、この例の「相手の返事を待つ作業」は「確認中」として一覧に残せます。

AIが作ったタスクの分け方が、そのまま正しいとは限りません。期日は依頼文に日付が書かれていれば設定され、書かれていなければ空のままです。「次に動く人」の区別にあたるステータスの付け替えは自分で行うので、上の表と同じ目で確かめて直してください。いま進めている案件をすべて移す必要はなく、まずは次に届いた依頼を1件だけ貼り付けて、上の表と同じように作業が分かれるかを試すのが手軽です。

TASKULで依頼文を1件貼り付けてみる

複数案件のスケジュール管理に使えるツールは？

無料で始めるならGoogleカレンダーとスプレッドシート、タスクの入力をAIに任せたいならTASKULが候補です。それぞれの使い方と向き不向きを順に紹介します。

Googleカレンダーで作業時間をブロックする

各案件の作業時間をカレンダーにブロックとして登録する方法です。

• 月曜 9:00-12:00：案件A（LPデザイン）
• 月曜 13:00-17:00：案件B（バナー制作）
• 火曜 9:00-15:00：案件A（LPデザイン）

時間で区切っておくと、空き時間が視覚的に分かります。空き時間がなければ、新しい案件を受けてはいけないサインです。

メリット: 無料で使え、すでに使っている人が多いので始めやすい

デメリット: 案件ごとの作業の状態までは管理しにくく、予定が埋まると見づらくなる

スプレッドシートで「案件管理表」

1枚のシートに案件を1行ずつ並べ、列で納期とお金の状態を追います。

管理する項目は次のとおりです。

• 案件名
• クライアント名
• 受注日 / 納期
• 見積金額
• ステータス（進行中/確認待ち/納品済み/請求済み/入金済み）
• 今週のToDoメモ

メリット: 項目を自由に変えられ、共有もしやすい

デメリット: 更新は手作業で、期日の通知は自分で設定する必要がある

TASKULで依頼文からタスクを作る

TASKULは、フリーランス・クリエイター向けのAIタスク管理ツールです。

カレンダーやスプレッドシートと違うのは、タスクの入力をAIに任せられる点です。クライアントからの長文チャットや議事録をそのまま貼り付けると、AIが次の作業を行います。

• 依頼の内容を1つずつのタスクに分けて登録する（期日は、依頼文に日付があれば設定される）
• 案件の概要と注意事項をまとめる
• 確認しておいたほうがよい点を書き出して、案件のメモに残す

さらに通知をONにしておくと、毎日指定した時間にLINEでタスクの通知が届きます（LINE通知はStandardプラン以上）。

メリット: 依頼文を貼り付けるだけでタスクに分けられる、クライアントごとに案件を一覧で管理できる、毎日指定した時間にLINE通知を受け取れる（Standardプラン以上）

デメリット: 無料プランで作成できるプロジェクトは10件まで（超える場合は有料プラン）、AIが作ったタスクの分け方や期日は確認して直す手間がかかる、依頼が電話や対面で届くことが多く貼り付ける文章が手元にない場合は先にメモを書き起こす必要がある

フリーランスはいつ・どう案件を断るべき？

案件の管理と同じくらい大切なのが、受けられない案件を早めに断ることです。

断り方のテンプレート

「ご依頼ありがとうございます。大変ありがたいお話なのですが、現在進行中の案件と納期が重なっており、ご期待に沿えるクオリティでの対応が難しい状況です。○月○日以降であれば対応可能ですが、いかがでしょうか？」

ポイントは次の3つです。

1. 感謝を伝える（関係を壊さない）
2. 理由を明確にする（クオリティを担保するため）
3. 代替案を提示する（別の時期、もしくは知り合いを紹介）

断るべきサインの見極め

次のサインが出たら、新しい案件は受けないほうが安全です。

• 今週のタスクが全て「急ぎ」になっている
• 睡眠時間が6時間を切っている
• 既存クライアントへの返信が24時間以上遅れている
• 見積もりをしないまま「なんとかなるだろう」と受けようとしている

掛け持ちしやすい案件の特徴と探し方

次のような案件は、ほかの案件と予定を組み合わせやすくなります。

• 納期に幅があり、作業する日を自分で決められる
• やり取りがチャットやメールで完結する
• 継続案件で、作業の手順が決まっている
• 修正回数の上限が契約で決まっている

新しく探すときは、今のクライアントからの継続や紹介を優先します。新規の案件は「リモート可」「稼働日の指定なし」といった条件で絞ると、今の予定と両立しやすくなります。

掛け持ちで回しにくい案件の特徴

次のような条件の案件は、1件でほかの案件の予定を崩しやすくなります。受ける前に条件を相談するか、同時に抱える数を絞るのが安全です。

• 作業する時間帯や曜日を指定される
• 定例会議が多い、または即時の返信を前提にしている
• 仕様や素材が決まらないまま、納期だけが決まっている
• 修正回数の上限が決まっていない

まとめ：複数案件を抱えすぎないための5つのポイント

複数案件を回すために、次の5つを続けます。

• 全案件を1か所で見渡せる状態を作る
• 今日やることは3つに絞る
• キャパシティを数字で把握する
• 「確認待ち」を可視化する
• 納品したら請求まで追跡する

この5つがそろうと、新しい依頼が来たときに、受けられるかどうかを一覧と数字で判断できます。

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「最近キャパオーバー気味かも」と感じているなら、まずは今週の案件を1つの一覧に書き出すところから始めてください。TASKULを使う場合は、次に届いた依頼文を1件貼り付けて試せます。

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