案件管理スプレッドシート無料テンプレ｜受注から入金まで

「案件が増えてきて、メモと請求書のフォルダだけでは何がどこまで進んだか分からなくなってきた」「案件管理をスプレッドシートで始めたいけれど、どの列を作ればいいのか決められない」。案件管理スプレッドシートのテンプレートは、クライアント・金額・請求・入金の列を最初から持たせておけば、受注から入金までの抜け漏れを1枚で防げます。タスク管理表をそのまま流用すると、納品はしたのに請求していない案件が必ず出ます。

この記事では、そのまま写して使える列設計10項目と、プルダウン・条件付き書式・SUMIFSの設定手順を数式つきで解説します。1人で回すための運用ルールと、スプレッドシートから専用ツールに移るべき4つのサインもまとめました。

案件管理スプレッドシートテンプレートの全体像｜そのまま使える列設計10項目

案件管理スプレッドシートのテンプレートで最初に決めるのは、見た目ではなく列の並びです。列さえ正しく決まれば、プルダウンも色付けも集計も後から数式で足せます。ここではフリーランス・個人事業主が1人で回す前提で、受注から入金までを1行で追える10列を示します。

タスク管理表と案件管理表の違い

タスク管理表は「何をいつまでにやるか」を管理する表で、案件管理表は「誰から、いくらで受けて、いつ請求し、いつ入金されたか」を管理する表です。配布されているテンプレートには、タスク管理表を「案件管理」と呼んでいるものが少なくありませんが、金額と請求・入金の列がない表では、納品後のお金の流れを追えません。

フリーランスの案件は「納品したら終わり」ではなく「入金されて終わり」です。だから案件管理表には、タスクの列ではなく、金額・請求日・入金予定日・入金日の4列が必ず要ります。タスクの進捗を細かく追いたい場合は、次の章で説明するとおり別シートに分けます。

なお、案件管理をエクセルやスプレッドシートで続けたときに、どこで限界が来るかを先に知っておきたい方は、案件管理をエクセル・スプレッドシートでやる限界と卒業のタイミングもあわせてお読みください。本記事は「まず表で始める」ための作り方に絞っています。

案件管理表の項目10列と入力例

次の表が、この記事のテンプレートの本体です。列名を1行目にこの順番で並べれば、以降の数式はそのまま動きます。

金額は税抜で統一します。消費税込みの金額を混ぜると、月別の売上集計と確定申告用の集計がずれるためです。案件IDの連番は「2026-09-003」のように年月を含めておくと、並べ替えても時系列が崩れません。

テンプレートを貼り付けて作る

10列を1つずつ入力しなくても、次のテキストをコピーして、新しいスプレッドシートのA1セルを選んだ状態で貼り付ければテンプレートになります。列と列の間はタブ区切りにしてあるので、A列からJ列に1列ずつ入ります。1行目が列名、2行目と3行目が入力例です。

案件ID	クライアント名	案件名	ステータス	受注日	納期	金額（税抜）	請求日	入金予定日	入金日
2026-09-001	株式会社〇〇	採用LP制作（1ページ）	進行中	2026/09/02	2026/09/30	250000
2026-09-002	△△デザイン事務所	バナー制作（5点）	請求済	2026/09/05	2026/09/12	40000	2026/09/15	2026/10/31	

貼り付けた2行目（入力例の1行目・案件ID 2026-09-001）は進行中の案件なので、請求日以降の3列（H〜J列）が空欄のままで正常です。貼り付けたら、入力例の2行を自分の案件に書き換えるか削除してください。次の章の手順①のうち列名の入力は済んだ状態なので、①の残り（「集計」シートの作成・1行目の固定・日付形式の設定）だけ済ませてから、②のプルダウンと③以降の数式に進みます。

この10列に加えて「次にやること」「メモ」の列を末尾に足しても構いません。ただし、タスクを1つずつ列に増やし始めると案件管理表ではなくなるので、増やすなら10列の右側にメモ欄を1つだけにしておきます。Web制作に特化した項目の考え方は、Web制作に特化した案件管理テンプレートの項目設計で別に解説しています。

エクセルとスプレッドシートどちらで作る？

1人で使うならGoogleスプレッドシートをおすすめします。スマートフォンからも同じファイルを開いて更新でき、条件付き書式やプルダウンが無料で使えるからです。

エクセルが向いているのは、取引先からエクセル形式での提出を求められる場合や、既にエクセルのマクロ資産がある場合です。本記事の列設計はどちらでも同じですが、以降の手順とメニュー名はGoogleスプレッドシートで説明します。

案件管理表をスプレッドシートで作る手順5ステップ

ここからは、白紙のスプレッドシートから案件管理表を完成させるまでを5ステップで進めます。①②は10分、③④⑤は数式を写すだけなので、合計30分ほどで動く表になります。

①列とシート構成を作る

まず、シートを2枚に分けます。1枚目を「案件一覧」と名付けて、前章の10列を1行目に入力します。2枚目は「集計」と名付けて、⑤で月別の集計式を置く場所にします。

「案件一覧」の1行目を選んで「表示」メニューの「固定」から1行を固定しておくと、案件が増えても列名が画面に残ります。E・F・H・I・J列は、列ごと選んで「表示形式」から日付にしておくと、後の数式で日付として計算できます。

②プルダウンでステータス列を作る

D列（ステータス）は手入力にせず、プルダウンで選ぶ形にします。表記ゆれ（「納品済」「納品済み」「納品」）があると、③の色付けと⑤の集計が動かなくなるからです。

Googleスプレッドシートでは、D2以下のセル範囲を選んで「データ」メニューの「データの入力規則」を開き、条件で「プルダウン」を選びます。「挿入」メニューの「プルダウン」からも同じ設定画面が開きます。選択肢は次の7つを、案件が進む順に登録してください。

1. 見積中
2. 受注
3. 進行中
4. 納品済
5. 請求済
6. 入金済
7. 失注

各選択肢に色を付けられるので、「納品済」を黄色、「請求済」をオレンジ、「入金済」を緑のように、お金の段階ほど目立つ色にしておくと一覧で現在地が分かります。見積の段階で何を書くべきかは、フリーランスの見積書の書き方を参考にしてください。

③条件付き書式で納期・請求漏れを自動で色付けする

条件付き書式は、セルの中身に応じて行の色を自動で変える機能です。「表示形式」メニューの「条件付き書式」を開き、範囲に「A2:J1000」を指定して、書式ルールの条件で「カスタム数式」を選びます。次の数式を1つずつ、別々のルールとして登録します。

納期3日前に色を付ける数式は？

進行中の案件だけを対象に、納期の3日前から行が色付く数式は次のとおりです。

=AND($D2="進行中", $F2<>"", $F2>=TODAY(), $F2-TODAY()<=3)

ステータスを条件に含めているのは、納品済や入金済の行まで赤くならないようにするためです。納期を過ぎた案件は、別のルールとして次の数式を登録し、さらに濃い色にします。上の数式が「今日以降」、下の数式が「今日より前」を受け持つので、2つのルールが同じ行に重なることはありません。

=AND($D2="進行中", $F2<>"", $F2<TODAY())

納品済なのに請求日が空の行を目立たせる数式

請求漏れは、この1本の数式でほぼ防げます。ステータスが「納品済」のまま請求日（H列）が空欄の行を色付けします。

=AND($D2="納品済", $H2="")

同じ考え方で、「請求済」なのに入金予定日を過ぎても入金日（J列）が空欄の行、つまり入金遅れも検出できます。

=AND($D2="請求済", $I2<>"", $I2<TODAY(), $J2="")

この4本を登録しておくと、表を開いた瞬間に「期限が近い」「期限を過ぎた」「請求していない」「入金されていない」の4種類が色で分かります。逆に言えば、表を開かなければ気づけないのがスプレッドシートの弱点です。

④フィルタ表示で「今週やる案件」だけ見る

案件が30件、50件と溜まってくると、一覧のままでは今日見るべき行が埋もれます。「データ」メニューの「フィルタ表示」から「新しいフィルタ表示を作成」を選ぶと、元の並びを壊さずに条件で絞った表示を保存できます。「進行中だけ」「今週納期だけ」「未入金だけ」の3つを作っておくと、朝はこの3つを順に開くだけで済みます。

今週が納期の案件だけを残す数式

F列（納期）のフィルタで「条件でフィルタ」から「カスタム数式」を選び、次の数式を入れます。月曜から日曜までを今週として判定します。

=AND(F2>=TODAY()-WEEKDAY(TODAY(),2)+1, F2<=TODAY()-WEEKDAY(TODAY(),2)+7)

WEEKDAY関数の第2引数に2を指定すると、月曜が1、日曜が7として返るので、今日の日付から今週の月曜と日曜を逆算しています。土日を含めたくなければ「+7」を「+5」に変えてください。

⑤SUMIFSで月別の売上見込みを自動集計する

「集計」シートのA列に月初の日付（2026/09/01、2026/10/01…）を縦に並べ、B列に次の数式を入れると、その月に入金予定の金額が自動で合計されます。失注した案件は除外しています。

=SUMIFS('案件一覧'!$G:$G, '案件一覧'!$I:$I, ">="&A2, '案件一覧'!$I:$I, "<"&EDATE(A2,1), '案件一覧'!$D:$D, "<>失注")

EDATE(A2,1)は「A2の1か月後」を返す関数なので、「9月1日以上、10月1日未満」の入金予定日を持つ行だけが集計されます。入金予定日ではなく受注日で集計したい場合は、I列の部分をE列に置き換えれば受注額ベースの月次売上になります。

請求済で未入金の金額を合計するには？

請求書は出したがまだ入金されていない金額、いわゆる売掛金の合計は、ステータスが「請求済」の行の金額を足すだけで出せます。

=SUMIF('案件一覧'!$D:$D, "請求済", '案件一覧'!$G:$G)

入金が確認できたらステータスを「入金済」に変えるだけで、この数式の合計から自動的に外れます。同じ形で「進行中」を指定すれば仕掛かり中の案件の合計、「見積中」を指定すれば提案中の金額が分かるので、集計シートには3行並べておくと便利です。

クライアント別の売上を出す数式

クライアントごとの累計売上は、B列（クライアント名）を条件にしたSUMIFSで求められます。集計シートのD列にクライアント名を並べ、E列に次の式を入れます。

=SUMIFS('案件一覧'!$G:$G, '案件一覧'!$B:$B, D2, '案件一覧'!$D:$D, "入金済")

「入金済」を条件にしているので、実際に入金された金額だけの実績になります。受注ベースで見たいときは、最後の条件を外してください。

案件管理表を止めない運用ルール｜受注から入金まで抜け漏れを防ぐ

表が完成しても、更新が止まれば色付けも集計も意味を失います。1人で回すフリーランスの場合、破綻の原因はほぼ「入力の粒度」と「更新のタイミング」の2つなので、ここで先に決めておきます。

1行1案件で書き、タスクは別シートに分ける

案件一覧は必ず1行1案件にします。「LP制作」の中の「ワイヤー作成」「デザイン」「コーディング」を行に分けると、金額の列が重複して集計が狂い、ステータスも案件全体の現在地を表さなくなります。

タスクの進捗も表で追いたい場合は、3枚目のシートを「タスク」として作り、A列に案件IDを入れて案件一覧と紐づけます。案件IDで並べ替えれば案件ごとのタスクが固まって見えますし、案件一覧の1行は「その案件のお金の状態」だけを表す形が保てます。

同じスプレッドシートでも、SNSの投稿管理はこの表とは逆の作りになります。案件は受注のたびに行が増えますが、投稿は先に枠を並べて後から中身を埋めるためです。そちらはSNS投稿管理スプレッドシートの作り方と11列の設計で扱っています。

更新タイミングを固定する

更新は「その場で」ではなく「決まった時間に」行います。おすすめは次の3つの固定です。

• 朝の5分：④のフィルタ表示で「今週納期」と「未入金」を開き、今日やる案件と催促する案件を確認する
• 受注・納品・請求・入金が起きた日の終業前：ステータスと日付の列を動かす。メールを送った直後に開けないなら、終業前にまとめて反映する
• 月初の30分：先月分の請求日が全部埋まっているか、集計シートの月別入金見込みと実際の入金額が合っているかを見る

この3つを守れば、表の鮮度は常に「最大1日遅れ」で済みます。年間の税務や請求の予定と一緒に管理する組み方は、個人事業主のスケジュール管理で解説しています。

請求・入金ステータスの動かし方

お金に関わる3つのステータスは、動かす条件を決めておくと迷いません。

特に「納品済→請求済」の切り替えは、請求書を送った日の終業前に必ず行ってください。ここが止まる案件は、月をまたいで請求を忘れる典型パターンです。請求漏れの仕組み化についてはフリーランスの請求漏れを防ぐ方法、入金の催促の仕組みについては請求・入金リマインドの仕組み化にそれぞれ詳しくまとめています。

スプレッドシートで案件管理するメリット・デメリット

スプレッドシートは案件管理の入り口として優秀ですが、万能ではありません。始める前に、何が得意で何が苦手かを対比しておきます。

無料で使える範囲と上限

Googleスプレッドシートは、1つのスプレッドシートあたり1,000万セルまたは18,278列（列ZZZ）までという上限があります（Google公式ヘルプの記載。Excelからインポートしたスプレッドシートも同じセル上限です）。10列の案件管理表で1,000万セルに達するには100万行の案件が必要なので、個人利用で容量が理由の限界に達することは現実的にありません。

つまり、スプレッドシートの案件管理が破綻するのは容量ではなく運用です。次の章で、その破綻の兆候を4つに整理します。

スプレッドシート案件管理が破綻する4つのサイン

スプレッドシートで案件管理を始めた人が専用ツールに移るのは、件数が増えたときではなく、次のような症状が出たときです。症状から原因と打ち手を引ける形にしました。

①と④が同時に出ているなら、表の作り込みで解決する段階を過ぎています。移行先の選び方はフリーランス向け案件管理ツール比較10選で、費用を含めて比較しています。エクセル・スプレッドシート管理の限界を体系的に整理した案件管理をエクセルでやる限界｜卒業すべきタイミングも判断材料になります。

スプレッドシートの案件管理を自動化するなら

前章のサイン④、つまり「依頼メールから手で写すのが面倒で表の更新が止まる」を根本から無くしたい場合は、入力そのものを自動化するツールに移すのが打ち手になります。TASKULは、クライアントからの依頼文をそのまま貼り付けるとAIがプロジェクトとタスクに分解して登録する、フリーランス・個人事業主向けの案件管理ツールです。

スプレッドシートからの移行は、この記事の案件一覧をCSVで書き出してインポートする方法と、行のテキストをそのまま貼り付けてAIに整形させる方法の2通りがあります。列の並びをツール側に合わせて整え直す作業を挟まずに済みます。Freeプランは0円でプロジェクト10件まで、AIクレジット200/月が使え、有料プランの14日間無料トライアルが終わっても無料プランのまま使い続けられます。有料プランには見積書・請求書の作成やクライアント管理が含まれるので、前章のサイン①（請求のし忘れ）を、請求書の発行とステータスが1つになった形で解消できます。

正直に書くと、スプレッドシートに勝てない点もあります。列を自由に足したり、自分の業種に合わせた集計式を組んだりする自由度は、専用ツールより表のほうが高いです。この記事の10列で足りていて、更新も止まっていない人は、スプレッドシートのまま続けるのが最も安上がりです。表の更新が止まり始めた人、請求・入金まで1か所で追いたい人は、まず無料プランでこの記事の案件を数件インポートして、表と並行して試してみてください。

TASKULを無料ではじめる

案件管理スプレッドシートテンプレートのFAQ

テンプレートはどこから入手できますか？

この記事の「テンプレートを貼り付けて作る」にある貼り付け用テキストを、新しいスプレッドシートのA1セルに貼るのが最短です。列名と入力例の3行が入るので、例の行を自分の案件に書き換えて使ってください。ダウンロード形式のテンプレートを使う場合は、配布元によって列の設計思想が違うので、金額・請求日・入金予定日・入金日の4列があるかを必ず確認し、無ければ列を足してから使います。

スプレッドシートでガントチャートは作れますか？

作れます。案件一覧の右側に日付を横に並べ、受注日から納期までのセルに色を付ける条件付き書式を設定すれば、簡易的なガントチャートになります。ただし、納期を変えたときに後続のタスクの日程が自動でずれる機能はないので、工程の前後関係まで管理したい場合は専用ツールのほうが向いています。

スマホから案件管理表を更新できますか？

できます。同じスプレッドシートをスマートフォンから開いて、ステータスのプルダウンや日付の入力は問題なく行えます。条件付き書式やフィルタ表示の設定は画面が小さくて作業しづらいので、設定はPCで行い、スマートフォンは閲覧とステータス更新に絞るのが現実的です。

案件管理表をクライアントに共有してもいいですか？

案件一覧そのものは共有しないほうが安全です。他のクライアントの案件名や金額が同じ表に載っているためです。共有が必要なら、その案件の行だけを別のスプレッドシートにコピーして、閲覧のみの権限で渡してください。Googleスプレッドシートの共有は、閲覧者・コメント可・編集者のいずれかを相手ごとに選べます。

何件を超えたらツールに移行すべきですか？

件数より症状で判断します。同時進行が5件を超え、かつ「4つのサイン」の①請求し忘れか④更新の停滞のどちらかが出たら移行のタイミングです。逆に、同時進行が10件あっても更新が止まらず請求漏れもないなら、スプレッドシートのままで問題ありません。

まとめ｜案件管理スプレッドシートは「お金の4列」で決まる

案件管理スプレッドシートのテンプレートで最も大事なのは、デザインでも関数の数でもなく、金額・請求日・入金予定日・入金日の4列があるかです。この4列と、案件の現在地を示すステータスのプルダウンがあれば、条件付き書式で請求漏れと入金遅れが色で見え、SUMIFSで月別の入金見込みが自動で出ます。

まずはこの記事の10列を写して、③の数式4本と⑤の集計式を入れるところまで30分で終わらせてください。そのうえで、更新が止まり始めたり請求のし忘れが出たりしたら、表を作り込むのではなく、入力を自動化するツールへの移行を検討する段階です。