打ち合わせの日程調整メール｜候補日の出し方と例文4通（フリーランス向け）

打ち合わせの日程調整メールには何を書けばいい？

書くのは、次の7つの項目です。相手が返事を書くときに迷うのは「どれくらいの長さで、どこで、いつまでに返せばいいか」なので、候補日と同じくらい、所要時間・形式・返事の期限を忘れずに書きます。

相手が会社の場合、打ち合わせに上司や他の担当者も出ることがあります。参加する人の都合をまとめてもらう時間が要るので、返事の期限は送った日から2〜3営業日後にしておくと、相手も社内で確かめやすくなります。

候補日を出す前に、他の取引先の予定とどう突き合わせる？

候補日は、カレンダーの空いている枠をそのまま選ぶのではなく、他の取引先の打ち合わせ・納期・納期の前の作業日を1週間の表に並べてから、残った枠で選びます。カレンダーに入っているのは打ち合わせだけで、納品の前に作業で手が離せない日は入っていないことが多いからです。

この記事では、Webデザイナーの北川さん（架空）が、11月10日（火）にC社から来週の打ち合わせの候補を頼まれた例を使います。北川さんは今、次の3社の仕事を受けています。

• A社：コーポレートサイトの制作。11月19日（木）が納品日
• B社：LPの修正。11月16日（月）14時から打ち合わせ。修正の戻しは11月18日（水）17時まで
• C社：新しい依頼。来週、初回のオンライン打ち合わせを1時間ほどしたい

3社の予定を、平日の午前と午後に分けた1週間の表に並べると、次のようになります。

表にすると、カレンダーで空いて見える火曜と水曜が、実際には出せない日だと分かります。北川さんは、残った枠から次の3つを選びました。

1. 11月16日（月）16:00〜17:00
2. 11月20日（金）10:00〜11:00
3. 11月20日（金）15:00〜16:00

選ぶときに気をつけたのは、次の4つです。

• 日と時間帯をばらす。同じ日の午前だけを3つ出すと、相手がその日に外せない予定を持っていれば全部合いません。
• 他の打ち合わせの前後に30分ほど空ける。B社の打ち合わせが延びたときや、終わったあとにメモをまとめる時間を見込んで、月曜は15時ではなく16時からにしています。
• C社の打ち合わせにも、準備と記録の時間を足して枠を探す。初回なら、前の30分で依頼のメールを読み返して聞くことを書き出し、後の30分で聞いた内容をまとめます。1時間の打ち合わせでも、前後を合わせて2時間ほど空いている枠から選びます。
• 納品の日とその前の作業日には入れない。納品の前は、思わぬ修正で予定が延びることがあります。打ち合わせが入っていると、その時間だけ作業が止まります。

候補が1日分しか出せない週は、無理に3つそろえず、翌週の枠も混ぜて出します。「来週」と言われていても、先方が急いでいるかは確かめてみないと分かりません。

出した候補日は、返事が来るまで押さえておくべき？

押さえておきます。候補を3つ出したら、その3つの枠をカレンダーに「仮）C社 打ち合わせ候補」のように入れ、返事の期限が来るまでは他の取引先に出しません。

返事を待つ間に別の取引先から打ち合わせを頼まれて、同じ枠を出してしまうと、2社が同じ時間を選んだときにどちらかに断りを入れることになります。

• 仮で入れる：候補を送ったその場で、3つの枠に「仮」と付けて入れます。予定の名前に取引先名を入れておくと、あとで消すときに迷いません。前後に準備と記録の時間を取るなら、その時間も含めて押さえます（16:00〜17:00の候補なら15:30〜17:30）。
• 返事の期限を書く：メールに「11月12日（木）中に」と書いたら、同じ日をカレンダーやタスクにも入れておきます。
• 決まったら、残りの仮を消す：先方が1つを選んだら、その予定の「仮」を外し、残りの2つは消します。
• 期限を過ぎたら外す：返事が来ないまま期限を過ぎたら、3つの仮を外して他の取引先にも出せる枠に戻します。翌日に先方へ改めて候補を送るときは、その時点で空いている枠だけを書き、送った枠をもう一度仮で押さえます。期限の後に先方が前の候補を選んできて、その枠がもう埋まっていたら、「その日時はほかの予定が入ってしまいました」と短く伝えて、新しい候補を返します。

仮で押さえている間に、別の取引先から打ち合わせを頼まれたら、仮の枠を避けて候補を出します。どうしても仮の枠しか空いていないときは、先に候補を送った相手の返事の期限を過ぎてから候補を出すと、両方に同じ枠を出さずに済みます。

作業の期間そのものを取引先に押さえられたときの考え方は、作業の期間を仮押さえされたときの返事にまとめています。

打ち合わせの日程調整メールの例文4通

ここからは、北川さんとC社のやり取りを例に、場面ごとの例文4通を紹介します。〇〇の部分を書き換えて使ってください。

例文1：こちらから候補日を出す

先方から候補を頼まれたとき、または自分から打ち合わせをお願いするときの1通です。

件名：初回お打ち合わせの日程候補のご連絡（北川）

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。北川です。
サイト制作のご相談をいただき、ありがとうございます。

ご要望を伺い、進め方とスケジュールを決めるための
お打ち合わせを、オンラインで1時間ほどお願いできればと思います。
次の日時でご都合はいかがでしょうか。

・11月16日（月）16:00〜17:00
・11月20日（金）10:00〜11:00
・11月20日（金）15:00〜16:00

11月12日（木）中にご都合をお知らせいただけますと幸いです。
どの日時も難しい場合は、ご都合のよい日時を2〜3ついただければ、
確認してお返事します。

日程が決まりましたら、オンライン会議のURLをお送りします。
よろしくお願いいたします。

北川

例文2：先方から出された候補が全部合わないときに返す

先方から候補日が届いたときの返事です。合う日があるときは、「候補日をお送りいただき、ありがとうございます。11月20日（金）10:00〜11:00でお願いいたします。当日はオンラインで参加いたします。」と返せば足ります。迷いやすいのは、いただいた候補が全部合わないときです。

件名：Re: お打ち合わせの日程について

〇〇様

お世話になっております。北川です。
候補日をお送りいただき、ありがとうございます。

あいにく、いただいた日時はいずれも都合がつきません。
代わりに、次の日時はいかがでしょうか。

・11月16日（月）16:00〜17:00
・11月20日（金）10:00〜11:00
・11月24日（火）13:00〜14:00

ご都合が合わない場合は、改めて調整いたします。
よろしくお願いいたします。
北川

全部合わないときは、合わない理由を細かく書く必要はありません。代わりの候補を同じメールに入れておくと、往復が1回で済みます。

例文3：日程が決まったことを伝える

先方が候補から1つを選んでくれたら、決まった内容をまとめて送ります。日時・形式・URL・当日話すこと・事前に用意してほしいものを1通にまとめると、当日の朝に読み返すだけで足ります。

件名：【確定】11月20日（金）10:00〜 お打ち合わせのご案内（北川）

〇〇様

お世話になっております。北川です。
日程のご調整をいただき、ありがとうございます。
次のとおりお打ち合わせをお願いいたします。

日時：11月20日（金）10:00〜11:00
形式：オンライン
URL：〇〇〇〇（当日はこちらからご参加ください）

当日伺いたいこと
・今回のサイトで一番伝えたいこと
・参考にしたいサイト（あれば）
・公開したい時期

会社案内や今のサイトの資料があれば、
前日までにお送りいただけますと助かります。

よろしくお願いいたします。
北川

初回の打ち合わせで何を用意して何を決めるかは、キックオフミーティングの資料の記事にまとめています。

例文4：こちらから日程の変更をお願いする

決まった日程を、自分の都合で変えてもらうときの1通です。変更をお願いする理由は短く書き、代わりの候補を必ず添えます。分かった時点ですぐに送るほど、相手が予定を組み直しやすくなります。

件名：11月20日（金）のお打ち合わせの日程変更のお願い（北川）

〇〇様

お世話になっております。北川です。
11月20日（金）10:00からお願いしていたお打ち合わせについて、
私の都合で大変申し訳ないのですが、日程を変えていただけないでしょうか。
急ぎの対応が入り、その時間に参加できなくなりました。

代わりに、次の日時はいかがでしょうか。
・11月24日（火）13:00〜14:00
・11月25日（水）10:00〜11:00
・11月26日（木）15:00〜16:00

ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
11月18日（水）中にご都合をお知らせいただけますと幸いです。

北川

チャットで日程を決めるときの短文

取引先とチャットでやり取りしている場合は、メールほど長く書かなくても伝わります。候補・所要時間・返事の期限の3つだけは残します。

【候補を出す】
打ち合わせの件、次のどれかでいかがでしょうか（オンライン・1時間ほど）。
・11/16（月）16-17時
・11/20（金）10-11時
・11/20（金）15-16時
12日（木）中にお返事いただけると助かります。

【確定】
ありがとうございます。11/20（金）10-11時でお願いします。
URLは前日までにこのチャットでお送りします。

返事が来ない・候補が全部合わないときは？

返事の期限を過ぎても返事が来ないときは、期限の翌日に1通だけ送ります。前の候補がまだ使えるかを確かめてから、使える候補だけを書き直して送ると、相手はそのメールだけを見て返事ができます。

件名：Re: 初回お打ち合わせの日程候補のご連絡（北川）

〇〇様

お世話になっております。北川です。
先日お送りしたお打ち合わせの日程の件で、改めてご連絡しました。
次の日時でしたら、まだお受けできます。

・11月20日（金）10:00〜11:00
・11月20日（金）15:00〜16:00

ご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。
よろしくお願いいたします。
北川

前の候補の仮は期限を過ぎた時点で外しているので、送る前に週間の予定を見て、まだ空いている枠だけを書きます。送ったら、その枠を改めて仮で押さえます。2通目にも返事が来ないときの書き方は、先方の返事が遅いときの催促の記事が参考になります。

こちらの候補も先方の候補も合わない状態が続くときは、候補を出し合うのをやめて、「〇日から〇日の間で、ご都合のよい時間帯を教えていただけますか」と範囲を広げて聞きます。そこから、自分の1週間の表と重ならない枠を返します。

TASKUL（タスクル）で他の取引先の予定と並べて候補日を出すには？

取引先が増えると、1週間の表を作るために、メールやチャットから納期を拾い直すのが手間になります。TASKULは、取引先ごとの案件と作業の期日を1か所にまとめるタスク管理のサービスで、Googleカレンダーと連携すると、カレンダーの打ち合わせと案件の期日を1つの週の画面で見ながら、候補日を選べます。

Googleカレンダーの連携は、Freeプランでも使えます。

1. メニューの「タスクカレンダー」を開き、右上の「Google カレンダー」を押して「Google カレンダーと連携する」を選びます。画面には「Google カレンダーと連携すると、タスクの期限が自動的にカレンダーに登録されます。」と案内が出ます。
2. 取引先ごとに案件を作り、納品日や修正の戻しなどの作業を、期日つきのタスクで入れておきます。北川さんの例なら、A社の案件に納品前の作業（「下層ページの作成」「表示の確認」）と「納品」、B社の案件に「修正の戻し」を入れます。期日に時刻まで入れておくと、週間の画面でその時間の位置に並びます。
3. 「タスクカレンダー」で「週間」を選び、来週を表示します。Googleカレンダーの予定と、案件のタスクの期日が同じ時間の目盛りに並びます。ただし、タスクの期日が表示されるだけで、納品前に作業で1日埋まることまでは表示されません。作業で埋まる日は、Googleカレンダーに作業の予定として入れておくか、候補を選ぶときに自分で除きます。
4. 候補を3つ選んでメールを送ったら、週間の画面で候補の時間の枠を押し、「予定」を選んで「仮）C社 打ち合わせ候補」と入れ、「予定を追加」を押します。Googleカレンダーに1時間の予定として入ります。前後の準備と記録の時間も押さえるなら、Googleカレンダーで予定の時間を延ばします。
5. 日程が決まったら、決まった予定を押して「タスク化する」を選び、C社の案件を選んで「タスクを追加」を押すと、打ち合わせがC社の案件のタスクとして並びます。残りの仮の予定は、Googleカレンダーで消します。

空いている時間を書き出すのが手間なときは、画面右下の丸いボタンから「TASKUL AI」を開き、「来週の月曜から金曜の10時から18時で、空いている時間を教えて」のように聞けます。Googleカレンダーの予定を読んで、1時間単位の空きを「3/20（木）11-12時、14-15時」のような形で返すので、メールの候補に写しやすくなります。

一度に調べられるのは7日分までで、時間帯を指定しなければ9時から21時の間で探します。AIクレジットを使います。

TASKUL AIが見るのはGoogleカレンダーの予定だけで、終日の予定は空き時間の計算に入りません。北川さんの例のように「納品前の作業」で1日埋まる日は、空きとして出てくることがあります。AIの答えは、送る前に必ず週間の画面と見比べてください。

TASKULでできないこと

• 日程調整のメールを作ったり、取引先に送ったりはしません。
• 相手が候補から日時を選べる予約ページは作れません。相手のカレンダーの空きも見えません。
• タスクカレンダーから追加できる予定の長さは1時間です。予定の時間の変更や削除は、Googleカレンダーで行います。
• TASKUL AIの空き時間は1時間単位で、終日の予定やカレンダーに入れていない作業は計算に入りません。

取引先が1社で打ち合わせも月に数回なら、Googleカレンダーだけで足ります。TASKULのFreeプランは、プロジェクト10件・AIクレジット200/月まで使えます（2026年11月6日に公式サイトで確認）。

3社の納期と打ち合わせを、候補を出すたびにメールとチャットから拾い直すのが手間になってきたら、次に届いた依頼の案件を1件だけTASKULに入れて、来週の週間の画面を見てみると、他の取引先の打ち合わせと期日を1つの画面で見ながら候補を選べます。作業で埋まる時間や打ち合わせの前後の時間は、自分で予定に入れて足します。

打ち合わせの日程調整メールでよくある質問

打ち合わせの日程を決めるときに迷いやすいことをまとめました。

候補日はいくつ出せばいいですか？

決まった数はありませんが、日と時間帯を変えて3つほど出すと、相手が選びやすくなります。出しすぎると、返事が来るまで押さえる枠が増えて、他の取引先に出せる枠が減ります。

「いつでも大丈夫です」と返されたら、どうすればいいですか？

こちらから1つに絞って「11月20日（金）10:00〜11:00でいかがでしょうか」と送ります。候補を並べ直すより、1つを決めて聞いたほうが早く決まります。

「14時〜17時の間」のように時間の幅で出してもいいですか？

出しても構いません。ただし幅で出すと、その時間の全部を返事が来るまで押さえることになります。他の取引先の予定が多い週は、1時間ずつの枠で出したほうが、押さえる時間が短くて済みます。

打ち合わせの長さが分からないときは、何と書けばいいですか？

「1時間ほど」と書いておき、決まった後に議題を見て短くできそうなら伝えます。長さを書かないと、相手は前後の予定を組めません。

日程調整のツールを使ってもいいですか？

取引先が使い慣れていれば便利です。ただ、相手の会社の決まりで外部のサービスを開けないこともあるので、初めての取引先にはメールで候補を出し、ツールのURLは「こちらからも選べます」と添える程度にしておくと安心です。

まとめ｜打ち合わせの日程調整メールは、他の取引先の予定を並べてから候補を3つ出す

打ち合わせの日程調整メールは、目的・所要時間・形式・候補日・返事の期限・合わないときの次の手を1通に書きます。候補日は、他の取引先の打ち合わせと納期、納品前の作業日を1週間の表に並べ、残った枠から日と時間帯の違うものを3つほど選びます。

送った候補は返事の期限まで「仮」で押さえ、決まったら残りを消し、期限を過ぎたら外します。

まずは来週の予定を、午前と午後に分けた1週間の表に書き出してみてください。カレンダーで空いて見える日のうち、本当は出せない日がどこかが分かります。

取引先が増えて、表を作るたびに納期を拾い直すのが手間になってきたら、TASKULのFreeプランで試せます。