支給素材の権利確認｜写真・イラストを使う前に聞く6項目と確認表

支給素材は、今回の使い方を決めてから確認する

確認の単位は、ファイルと利用先の組み合わせです。同じ写真でも、会社案内に使う場合と、採用広告のバナーに使う場合では、確かめる条件が変わることがあります。「使って大丈夫ですか」だけで聞くと、先方が想定している用途とずれたまま進みかねません。

たとえば「外観01.jpgを、採用LPのトップ画像に、左右をトリミングして掲載します」と使い方を添えます。公開後に広告バナーやSNS投稿へ転用する予定があるなら、その利用も分けて確認します。

文化庁の「他人の著作物を利用したい場合など」は、著作物・保護対象・保護期間・権利制限の検討を経て、必要な場合に権利者を特定し許諾を得る考え方を示しています。また、肖像権などの別の権利や利用条件の確認が必要になる場合もあると案内しています。

支給された事実だけで、これらの確認が済んでいるとは扱いません。

フリーランスが最初に行うのは、案件の使い方を具体的にして、先方に確認してもらうことです。すべての素材に一律の新しい契約書を求めるのではなく、既存の許諾や利用規約など、今回の利用を確認できる根拠を集めます。

クライアントへ聞く6項目と、そのまま使える確認表

出どころ、権利者、人物や第三者、利用範囲、加工・表記、確認の根拠を、素材IDに結び付けます。ファイル名を変更したときは、元の名前との対応も残しておくと、後から回答を取り違えにくくなります。

著作物の利用方法や加工を分けて考える例として、文化庁の利用許諾契約書のひな形にも、具体的な利用態様、変更、著作者の表示を扱う条項があります。このひな形をそのまま全案件に使うという意味ではなく、「使える」という返答の対象を具体化するための参考になります。

確認表の空欄版

次の表を選択して表計算ソフトへコピーできます。根拠の欄には、資料全体を貼り付けるよりも、管理場所と該当部分を記録します。取引先の個人情報や契約上の秘密を、共有範囲の広い表へ載せないようにしてください。

架空の採用LPなら、こう記入する

A社の採用LP用に、3点の写真・イラストを受け取った想定です。まだ十分な根拠がそろっていない段階なので、いずれも確認が必要な状態として記入しています。

A-2の「社内撮影」は、先方が権利を持つことを確認した記録ではありません。誰が撮影したか、どのような権利関係かは別の確認です。A-3も、素材サイト名が分かっただけでは、使う人・用途・加工の条件まで確認できたことにはなりません。

素材サイトの画像は、購入者と該当ライセンスを合わせて確認する

サービス名と「有料で買った」という説明だけで済ませず、その素材に適用されるライセンスを確認します。購入者、素材番号、ライセンスの種類、今回の掲載先・加工方法との対応を、先方に調べてもらいましょう。

一例として、Adobe Stockのライセンス案内では、個人版・Creative Cloudグループ版向けの通常ライセンスについて、顧客等への譲渡や素材単体の配布などを分けて説明しています。エンタープライズ版やエディトリアル専用素材には別の条件があります。

他の素材サイトや別の契約へ、その条件を当てはめることはできません。

実際の確認では「素材番号○○、購入者はA社、採用LPと広告バナーで使用、色調整と文字載せあり」と並べ、該当する条件を確認します。確認中の素材ファイルを第三者へ渡したり、別案件へ流用したりする予定があるなら、その扱いも分けて確かめます。

納品時に素材の元ファイルまで渡せるかは、掲載できるかとは別の話です。元データの引き渡しは、LPの納品方法とデータの渡し方も参考に、今回の約束と素材の利用条件を合わせて整理してください。

納品後に、そのLPを自分の制作実績として紹介したいときは、支給素材の利用条件とは別に、掲載してよいかを先方に確認します。掲載案をつけてお願いする文面は、制作実績の掲載許可メールの例文を参考にしてください。

クライアントに送る確認メールの例文

素材IDと予定する利用方法を先に書き、不明なところを確認してもらいます。「一式問題ありません」と返しやすい聞き方より、回答する人がどの資料を探せばよいか分かる聞き方にします。

件名：採用LPの支給素材について、利用条件の確認をお願いします

株式会社A（架空） ご担当者様

素材のご共有ありがとうございます。
今回の採用LPでは、次の利用を予定しています。

・A-1 外観01.jpg：トップ画像。左右をトリミング
・A-2 集合写真.jpg：職場紹介。加工なし
・A-3 製品イメージ.jpg：LPと広告バナー。色調整・文字載せあり

公開前に、素材ごとに次の点をご確認いただけますでしょうか。
1. 撮影・制作した方、または素材サイト・素材番号と取得した方
2. 権利者や、今回の利用を許諾できる方・許諾を受けた経路
3. 写っている方や第三者に関する確認の状況
4. 上記の掲載先と、予定している掲載期間で使える条件
5. 記載した加工ができるか、必要なクレジット表記
6. 上記を確認できる契約・許諾のやり取り・利用規約の該当部分

分からない項目は、その旨と、確認できる方をお知らせください。
契約資料は必要な部分だけ、共有可能な方法でお願いいたします。

確認表を添付します。A-1～A-3の行へご回答をお願いします。
回答希望日は○月○日です。難しい場合は、分かる時期をご相談ください。
確認が間に合わない素材は、差し替えや該当箇所の公開時期を相談させてください。

よろしくお願いいたします。

「確認表を添付します」の部分は、実際に表を送るときに使います。共有リンクで渡すなら、その案内へ変更してください。返信をもらったら、どの素材・用途に対する回答かを確認し、根拠の参照先を表に追記します。

回答が来たら「進める・保留・差し替え相談」を分ける

返信が来たことと、必要な条件が確認できたことを分けて記録します。ファイル名、掲載先、加工方法、根拠が一致しているかを見て、次の作業を決めます。

これは案件を進めるための管理上の区分です。表を埋めたこと自体が、権利を取得した証明や法的なお墨付きになるわけではありません。根拠の読み方に争いがある場合は、先方の法務担当者や弁護士などへ判断をつなぎます。

架空例のA-1で、後から「会社案内の印刷物だけを対象にした撮影契約」が見つかったとします。その資料だけでは今回の採用LPの利用を確認できないので、A社から撮影者へWeb掲載とトリミングの条件を確かめてもらいます。

確認が間に合わなければ、外観写真を別素材にするなど、該当箇所の対応を相談します。

返信待ちは、素材ごとに担当と期限を決めて追う

「素材の権利確認」という大きな1件にまとめず、回答を頼む相手と不足項目が分かる単位にします。たとえば「A-1のWeb掲載・トリミング条件をA社へ確認」「A-3の素材番号とライセンスを購入者へ確認」のように分けます。

管理するのは、確認事項とその回答期限です。根拠となる契約や規約は、共有範囲を決めた保管先で管理します。先方から来た回答の意味が曖昧なまま、タスクだけを完了にしないようにしましょう。

TASKULでは、素材ごとの確認事項をタスクにして期限とあわせて追えます。表の「次の対応」を作業へ切り出し、誰の回答を待っているかを確認する用途で使います。

支給素材の権利確認でよくある質問

前のサイトで使っていた写真なら、同じ会社の新サイトにも使えますか？

前の掲載だけを根拠に決めず、新サイトの掲載先・加工方法・掲載期間が、確認できる許諾や利用条件に含まれるかを調べます。広告や別媒体への利用を追加するなら、それも分けて確認します。

社内で撮った写真なら、権利者は会社と書いてよいですか？

社内撮影という説明だけで会社と決めず、撮影者や権利関係を先方に確認します。写っている人などについて、今回の掲載に関する確認が必要なものも分けて整理します。不明なら確認中と記録します。

担当者から「大丈夫です」と返信があれば、確認完了ですか？

どの素材・用途・加工についての回答か、何を根拠に回答しているかを確かめます。必要な条件や根拠が不足していれば、返信済みでも確認中のままにし、追加の確認を依頼します。

確認が取れないまま公開日が近づいたらどうしますか？

不明な条件を解決したことにせず、該当素材を保留にします。そのうえで、差し替え、該当箇所の公開範囲、公開時期への影響を先方と相談し、合意した対応を記録します。

ロゴやフォントも、この写真用の表だけで判断できますか？

ロゴの利用ルールやフォントのライセンスには別の確認事項があります。写真の確認結果を流用せず、それぞれの提供元の条件と今回の利用方法を確認します。この記事の表だけで判断を完結させません。

まずは1点の素材に、使い方と確認先を書いてみる

最初からフォルダ全体を「使用可」にせず、先に使う素材1点について、出どころ、許諾の経路、人物や第三者、掲載先と期間、加工・表記、根拠を並べてみてください。不明な項目が、そのまま先方へ聞く質問になります。

回答後は、今回の使い方と根拠の対応を確かめ、進める・保留・差し替え相談を分けます。TASKULの有料プランの14日間無料体験で、回答待ちの確認事項をタスクにして試せます。無料体験後はFreeへ手動で切り替えることで無料利用を継続できます。