Web制作の定例会議アジェンダ｜議題の記入例と事前送付メール

Web制作の定例会議で使えるアジェンダの記入例

最初に会議全体の日時、参加者、目的を書き、その下に議題ごとの決定内容と資料を置きます。今回の例は、トップページのデザイン案を出した後の定例です。

議題1：下層ページへ展開するデザイン案を決める

「デザインを確認する」だけでは、色の修正を集める会議なのか、採用案を決める会議なのかが分かりません。下層ページに進めるための選択まで書いておくと、C様に判断してもらう範囲がそろいます。

議題2：会社紹介原稿の提出担当と回答日を決める

ここで決めるのは、原稿そのものの採否ではありません。本文がまだない状態でも、A様が提出担当と日程を回答できるなら、次の制作を組み立てるための議題になります。

残りの5分では、決まった内容と保留した内容、次に誰がいつまでに何をするかをそろえます。この時間は、別の大きな相談を最後に追加するための空き時間とは分けて考えます。

会議の目的、参加者、項目ごとの持ち時間などを事前に記載する方法は、Asanaの会議アジェンダの作り方でも紹介されています。本記事の制作例では、それらを「何を決められれば作業を進められるか」に対応させています。

自分の案件に使う空欄テンプレート

会議名と議題名を先に埋めるより、決めたいことから書き始めると、必要な資料と参加者を見つけやすくなります。議題が増えたら、後半の項目を議題ごとに繰り返します。

日時・場所：
参加者：
この会議の目的：

議題：
今回決めること：
判断・回答する人：
事前に見る資料と保管先：
持ち時間：

最後に確認すること：決定・保留、次の担当と期日

議題へ入れる前に、決めるための材料を確かめる

議題の欄が埋まっていても、当日その内容を決められるとは限りません。送付する前に、資料が手元にあるか、判断する人が参加するかを点検します。

同じサイト制作で、「公開日も決めたい」という希望が出たとします。しかし、サーバーを切り替える作業が可能な日を、まだ確認できていません。この状態で公開日を決める議題を足すと、制作側の希望日だけで予定を確定してしまうおそれがあります。

先に、サーバー担当者へ次の確認を送ります。以下も架空の日程を使った文面です。

11月12日の定例で公開日を検討するため、サーバーの切替作業が可能な日を、11月11日中にお知らせいただけますでしょうか。

回答が間に合わなければ、今回の議題から公開日の確定を外し、切替可能日の確認を続けます。定例で状況を共有することはできますが、「公開日を決める」という目的を果たせるとは伝えません。

一方、未提出の会社紹介原稿は、議題そのものを外す必要はありません。先の例ではA様が提出計画を回答できます。原稿の内容を決める材料がなくても、提出担当と回答日なら決められます。何の材料が足りないのかを見れば、会議で扱える範囲が変わります。

デザイン案も同じです。A案とB案の比較用PDFが完成していても、C様の欠席が分かったら、選択を窓口のA様だけへ委ねてよいとは限りません。C様から事前に選択をもらうか、判断できる人が参加する日へ相談を移すかを調整します。

「資料を確認する予定です」とだけ書いた項目は、資料名まで具体化してみてください。リンクがまだ用意できない、古い版しかない、比較する二案の片方が完成していない、といった不足を会議前に見つけられます。

資料が変わった場合は、アジェンダに載せる保管先も更新します。

会議を開くか、文章で確認するかをどう決める？

その場で相談しながら決める必要があり、資料と判断する人がそろうなら、会議を開く意味があります。進捗の共有や一つの選択で済み、文章で回答できるなら、メールなどで進めることを相手と相談できます。

判断の基準は、議題の数だけではありません。A案とB案の違いを説明しながら、どの部分を下層ページへ使うか相談する必要があれば、一議題でも会議にする理由があります。

反対に、確認済みの内容を報告する項目がいくつ並んでいても、すべてを定例の場で読み上げる必要があるとは限りません。

• その場で相談が必要で、資料と判断する人がそろう場合は、会議で扱います。
• 文章を読んで返答できる内容なら、文章での確認を提案します。
• 判断に必要な材料が間に合わず、ほかに決める議題もない場合は、材料をそろえてからの開催を相談します。

これは会議を取り消すための自動的な判定ではありません。すでに相手が時間を確保しているなら、「今回はメールで進めます」と一方的に変更せず、理由と代わりの進め方を伝えます。

11月12日の定例で予定していたデザイン案の選択は、C様から事前にご回答をいただけることになりました。残る進捗共有はメールでお送りできますので、今回はメールでのご確認に変更してもよろしいでしょうか。

会議を開かずに進める場合も、決める必要があった内容は残ります。デザインの回答を誰からいつ受け取るか、未提出原稿の連絡を誰がするかを、会議予定と一緒に消してしまわないようにします。

文章での共有へ変わったときは、クライアントへ進捗を報告するメールの書き方も使えます。

アジェンダを取引先へ送るメール例文

アジェンダを送るメールでは、日時、今回決めたいこと、資料の場所を伝え、事前にしてほしい準備を一つお願いします。参加者の調整や不足資料の依頼は先に済ませ、送付メールへ未整理の用件を詰め込まないようにします。

ここまでの例で、C様の出席と、A様が原稿の提出計画を回答できることを確認した後なら、次のように送れます。

件名：11月12日 定例打ち合わせの議題について

〇〇様

お世話になっております。〇〇です。

11月12日14時からの定例では、下層ページへ展開するトップページ案と、会社紹介原稿のご回答日を決められればと考えております。
議題と比較用の資料を、以下にまとめました。
［議題・資料の共有先］

当日相談するA案・B案を、事前にご覧いただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

資料の保管先は、相手が開ける状態にしてから案内します。担当者だけが見られるリンクを送ってしまうと、事前に比較するという依頼を相手が実行できません。送付後に資料を差し替える場合も、会議で使う版が分かるように資料名をそろえます。

アジェンダは会議前の計画です。会議で決まった内容や、その後の作業を残す文書は議事録として分けて扱います。開催後の記録には、Web制作の打ち合わせ議事録のまとめ方を使って、今回の議題に対する決定と保留を残せます。

会議までに必要な回答と期日をTASKUL（タスクル）に残す

アジェンダを作る途中で見つかった不足は、会議資料へ書くだけでなく、回収する作業として残しておくと次に動けます。TASKUL（タスクル）では、案件を選んでタスク名、説明、期日を入力できます。

今回なら「サーバー切替可能日を確認する」をタスク名にし、期日を11月11日にします。説明には問い合わせ先と、「公開日の候補を作るために、切替可能日の回答が必要」と記入します。

返事が来たら、その結果を基に「公開日の候補を作る」を次のタスクとして用意します。

会議を開くかどうかの判断や、相手への送信は人が行います。TASKULに残すのは、複数案件の定例準備で埋もれやすい、具体的な確認事項と期日です。

次回のアジェンダを埋める前に、決めたいことに必要な回答を一つ書き出してみてください。TASKULで会議前の確認タスクを管理すると、返答待ちのまま当日を迎えないための準備に使えます。

まとめ

定例会議のアジェンダは、話題の一覧から、決める内容・判断する人・必要資料が分かる計画へ変えると準備に使えます。材料が足りない議題は、今回決められる範囲へ絞るか、先に回答を集めます。

次の会議で決めたいことを一つ書き、そこに必要な資料からそろえてください。

Web制作の定例会議アジェンダでよくある質問

前回のアジェンダをそのまま使ってもよいですか？

項目の形式は使えますが、決めたい内容と資料は今回の状態に更新します。前回保留した原稿でも、今回は本文が届いていれば内容の確認へ進めます。未提出のままなら、同じ「原稿確認」を残すより、提出担当と回答日の確認へ変えます。

当日に新しい議題が出たらどう扱いますか？

その場で判断するための資料と人がそろい、予定した議題へ影響せず扱えるかを確かめます。材料がない内容は、決定する議題へ無理に加えず、誰が何を用意してから相談するかを残します。

未確認の資料を急いで見たことだけを、採用の了承にしないようにします。