見積もりを断られたときは、見送りを承知したことと、検討してもらったお礼を短く返信すれば十分です。理由の質問や再提案を必ず添える必要はありません。返信を終えたら、仮押さえしていた自分の制作日程と、協力者への連絡まで確認します。
この記事は、まだ受注していない制作案件の見積もりを対象にしています。発注済み・着手済みの案件は、見積もり段階の見送りと分けて扱います。まず、そのまま差し替えて使える返信例から紹介します。
見積もりを断られたときの基本の返信例文
以下は、架空のA社から「今回は別の制作先に依頼します」と連絡があった場合の例です。相手に新しい回答を求めず、お礼でやり取りを閉じています。
件名：Re: Webサイト制作のお見積もりについて
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
今回は他の制作先へご依頼されるとのこと、承知しました。
お忙しい中、弊社のご提案をご検討いただき、ありがとうございました。
また制作の機会がございましたら、お声がけいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
受信したメールに他社へ依頼すると書かれていない場合は、2段落目を「今回はお見送りとのこと、承知しました」に変えます。単に「今回は見送ります」という連絡から、他社に決まったと補う必要はありません。
提案した内容に誤りがあったなど、謝るべき事情がないなら、見送りになったこと自体へのお詫びを自動的に加えなくても構いません。最初に出した条件のままで成立しなかったからといって、理由が分からない段階で値下げを申し出る必要もありません。
この例文は、本記事で提案する実務上の書き方です。返信の正解が一つに決まるわけではなく、取引先との普段の言葉遣いや、届いた文章に合わせて整えてください。返信による次回受注を約束するものでもありません。
理由を聞く場合と、企画延期の場合の返信
理由を聞きたい場合は、受領とお礼に加えて、一つだけ尋ねます。一方、企画延期は他社への発注と同じではありません。次に連絡してよい時期を相談する方が、相手の返答に沿っています。
理由を聞きたいときは、答えられる範囲で一つ尋ねる
次の提案で見直せる点を知りたいなら、基本の返信にある「また制作の機会がございましたら」の段落を、次の文章へ置き換えられます。
今後のご提案の参考に、弊社の提案内容で見直せる点がございましたら、差し支えない範囲でお聞かせいただけますでしょうか。
ご回答が難しい場合は、どうぞお気遣いなくお願いいたします。
聞いているのは自分の提案を見直すための意見です。選ばれた会社の価格や体制、詳しい選定過程を教えてもらう質問には広げていません。質問する場合も、受領とお礼は先に伝え、理由の回答がなければ返信を完了できない形にしないようにします。
返答がなければ、記録は「理由未回答」で止めます。「価格で負けたのだろう」「納期が合わなかったはず」と推測して、確定した理由として残すと、次の提案もその推測を前提に考えてしまいます。
企画が延期になったときは、次の連絡時期を相談する
「社内の事情で企画を延期します」と届いた場合は、延期を受け取ったことを返信します。こちらから再び連絡したい場合に限り、時期を尋ねます。
企画を延期されるとのこと、承知しました。
ご検討いただき、ありがとうございました。
再開に向けて、次にこちらからご連絡してよい時期がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。
時期の返答を得ていない段階で、定期的な営業連絡の予定を相手との約束として入れることは避けます。自分が状況を見直す日を設ける場合も、「相手への連絡予定日」とは分けておくと混同しません。
どの場合も、受信した言葉より詳しい理由をこちらで作らないことが共通点です。相手が判断を伝えてくれたメールに合わせて、必要な返事だけを返しましょう。
仮押さえした制作日程と協力者の予定を戻す
返信が済んでも、自分の予定表に仮日程が残っていたり、協力者が空けてくれていたりする場合があります。予定を外す前に、未受注の仮押さえか、発注や着手を伴う約束かを確かめます。
すでに発注や作業がある場合は、この後の解除例をそのまま使わず、契約や依頼時の取り決めを確認します。受注後の精算については、制作案件がキャンセルになった場合の支払いと確認事項で別に整理しています。
A社の架空例では、自分の制作日程として11月20〜25日を仮確保し、協力者には11月24日だけ仮押さえを依頼していたとします。作業は未着手で、双方の事前の取り決め上、今回の見送りで仮押さえを解除できると確認済みの場合です。
- 自分の予定表から、11月20〜25日の未確定の仮予定を外します。
- 協力者へ、事前の取り決めに沿って11月24日の仮押さえを解除する連絡をします。
- 見送りの連絡、返信、仮日程の処理をA社の案件記録へ残します。
協力者への連絡は、別の案件名や確定済みの日程と混同しないよう、対象と日付を具体的に書きます。
A社サイト制作は今回は受注に至りませんでした。
仮押さえをお願いしていた11月24日の日程は、事前の取り決めどおり解除をお願いいたします。
ご調整いただき、ありがとうございました。
この例文は、解除できる条件を確認した架空例に限ったものです。仮押さえと呼んでいても、全て無料で取り消せるとは扱いません。発注・着手の有無や約束した条件が不明なら、その確認を先に行います。
仮押さえの時点で解除条件が曖昧だった場合は、次の依頼に向けて、フリーランスの仮押さえで決めておきたい条件も確認しておくと、どの日程をどの条件で空けているかを伝えやすくなります。
見送り理由が不明でも、結果と残る作業は記録できる
案件の記録は、選ばれなかった理由を必ず埋めるためのものではありません。受信文で分かったことと、自分が済ませた作業を残せれば、後から「まだ返信していないのか」「協力者の予定は戻したのか」を確かめられます。
次のB社・C社も架空例です。分からないことを空想で埋めず、未確認のまま書いています。
後日、相手から新しい事情を教えてもらったら、その日付と内容を追記します。最初の時点で分かっていなかったことと、後から分かったことを区別すれば、当時の判断を無理に書き換えずに残せます。
TASKUL（タスクル）に、返信後に残る連絡を登録する
複数の見積もりと進行中の仕事があると、取引先への返信だけを済ませて、協力者への連絡が残ることがあります。TASKULでは、案件を選び、タスク名・説明・期日を入力して作業を手動で追加できます。
A社なら「協力者へ11月24日の仮押さえ解除を連絡する」を登録し、説明に事前の取り決めと連絡先を残します。期日には、自分が連絡する日を入れます。予定表の仮日程を戻していなければ、その作業も別のタスクとして登録できます。
「見積もり見送りへのお礼を返信する」を表示したタスク一覧です。データは架空です。
タスクを作っただけで、協力者へ連絡したことにはなりません。実際に連絡を済ませてから完了にし、案件の説明には受信した結果を事実として残します。理由の推測を入力しなくても、次に自分がする作業は管理できます。
タスクの状態を選ぶメニューを開いた画面です。データは架空です。
なお、まだ見送りの返事自体を受け取っていない場合は、この記事の返信例ではなく、見積もりの返事が来ないときの確認メールを参考にしてください。未回答と見送りは別の状態です。
まとめ
見積もりを断られたら、まず結果の受領と検討へのお礼を返信します。次は仮押さえの取り決めを確認し、残っている連絡を一つ済ませましょう。
ほかの仕事に戻る前に、TASKULへ協力者への連絡作業を登録すると、返信後に残る用事を案件と一緒に確認できます。
よくある質問
断られたら、値下げして再提案した方がよいですか？
値下げや再提案は、見送りへの返信に必ず入れるものではありません。相手が理由を示していないなら、価格が原因とも決められません。まず受領とお礼を返し、条件を見直す余地が相手とのやり取りで確認できた場合に、別途検討します。
理由を聞いたのに返答がない場合は、もう一度催促しますか？
この記事の例では、答えられる範囲でのお願いとして尋ね、返答がなければ「理由未回答」と記録して終えます。理由の回答を、見送りの受領や仮予定の処理を進める条件にはしません。
