複数の担当者から同じ箇所へ違う修正指示が届いたら、対象箇所と両方の指示を窓口へ伝え、どちらで進めるかを確認します。役職や連絡が届いた順番だけで採用する指示を決めると、作り直したあとに、もう一方の指示を反映することになりかねません。
回答を待つのは、判断によって結果が変わる作業です。影響しない誤字の修正などは先に進められます。この記事では、架空のLP制作を例に、確認メールから作業の再開までをつなげて紹介します。
LPは、商品やサービスの申し込みなどを目的としたページです。
矛盾する修正指示を確認するメール例文
相手へお願いすることは「指示を整理してください」ではなく、「この箇所をどちらで進めるか教えてください」です。判断の対象が一つなら、その場で返せる問いにします。
以下は、修正一覧のNo.3にある申し込みボタンについて、A様からは赤への変更、B様からは青の維持を指示された場合の文面です。確認する窓口は決まっているものとします。
件名：LP修正No.3のボタン色について
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
LP修正No.3のボタン色について、A様から「赤へ変更」、B様から「現在の青を維持」とご連絡をいただいております。
No.3は、赤へ変更するか、現在の青を維持するか、ご指定いただけますでしょうか。
11月12日中にご回答いただけましたら、決定内容を反映して11月14日に確認用データをお送りします。こちらは、ご回答いただける日程を前提とした予定です。
誤字の修正は先に進めております。
どうぞよろしくお願いいたします。
「A様とB様の意見が合っていません」と人物を主語にするより、No.3のボタン色に話を絞るほうが、相手は判断すべき内容を把握できます。指示の文言は、意味が変わらないよう原文のまま短く引用します。
この例の日付は、架空案件の予定です。実際には、回答を受けてから必要な作業日を確保できる日程を書きます。
11月12日に返事がなかった場合も11月14日の送付を保証する文面にはしていません。回答が遅れたときは、残っている作業と予定を見直してから、新しい送付日を伝えます。
相手が画面のどこを指しているか分からない場合は、選択肢の整理より先に、修正箇所をそろえる必要があります。画像への番号の付け方などは、Webサイトの修正指示のまとめ方で確認できます。
どちらを採るか決められる人へ確認する
連絡を取りまとめる人が、色や文言の最終判断もできるとは限りません。普段の窓口が決まっているなら、まずその人を通して、今回の箇所を誰に判断してもらうかをそろえます。
窓口と最終判断をする人を分けて考える方法は、waltsuのデザイン修正に関する記事でも紹介されています。ここではその考え方を使い、制作者が相手の社内事情を推測して指示の優先順位を決めない進め方を提案します。
判断する人が分からない場合
この段階では、色の選択と担当者の指定をまとめて依頼する必要はありません。まず、誰へ相談するかを一つの用件として確認します。
No.3のボタン色について、A様とB様から異なるご希望をいただいております。この箇所の最終判断をご相談する方を、ご指定いただけますでしょうか。
窓口から「C様に確認します」と返ってきたら、窓口経由で判断を待つのか、C様へ直接連絡するのかも、その返答に沿って進めます。制作者から関係者全員へ同じ質問を送り直すと、別々の回答が再び届くことがあります。いま合意できている連絡経路を使います。
食い違う指示が何組もある場合
文章を一通ずつ転送するだけでは、相手が対象を探し直すことになります。修正一覧の番号に原文を結び付け、未決定の箇所を見つけられる形にします。同じ架空案件なら、次のようにまとめられます。
この一覧を添えるなら、メールの依頼は「No.3とNo.4について、採用する案をご指定いただけますでしょうか」で足ります。発言者の意図を説明してもらうことまで求めず、制作に必要な選択を返してもらいます。
二つの希望が、そのままでは両立しないこともあります。「見出しを短くするが、現在の内容はすべて残す」のように受け取った場合は、制作者が黙って折衷するより、短くした案と残す内容を示して判断してもらいます。ただし、それは新しい案の提案です。どちらかの原文を反映済みと記録しないようにします。
回答を待つ作業と、そのまま進める作業を分ける
判断の影響は、指示された一箇所だけにとどまるとは限りません。ボタンの色が決まっていなければ、そのボタンを使う別サイズのデータも、最終形を確定できません。
一方で、すべての作業を止める必要があるとも限りません。同じLPであれば、次のように扱えます。
先に青のまま全サイズを仕上げれば、表面上は作業が進みます。しかし赤が選ばれた場合、完成したデータすべての差し替えが必要です。共通部分の色を決めてから展開するほうがよいか、それ以外の部分だけ準備できるかを、実際の制作データで確かめます。
- 届いた原文を、修正番号や対象箇所に結び付けます。
- その回答によって結果が変わる作業を確かめます。
- 待つ作業と、回答に左右されず進める作業を記録します。
先に進めると伝えるのは、範囲を確かめてからです。No.5が見出しNo.4の中にあり、見出し自体を差し替える可能性があるなら、誤字修正だけが独立しているとは言えません。「誤字だから進める」と機械的に分けず、その箇所が残るかまで見ます。
回答がないために納品予定へ影響する場合は、「確認待ちです」だけでは相手に状況が伝わりません。「No.3と別サイズの仕上げは、色のご回答後に進めます」と、待っている対象を明示します。
回答日を過ぎてからの連絡は、クライアントの確認が遅れているときの連絡方法も参考になります。
決定内容を原文に残してから修正を再開する
回答をもらったら、作業のメモを「赤へ変更」に書き換えるだけで済ませないようにします。誰のどの回答で決まったかを残すと、古い指示を見つけた際にも、今回どう扱ったかをたどれます。
同じ例で、11月12日にC様が赤への変更を決めた場合は、次のように記録します。
対象：No.3 ボタン色
決定：11月12日、C様の判断で赤へ変更
原文の扱い：A様の「赤へ変更」を採用。
B様の「現在の青を維持」は今回は採用しない。
回答の保管先：11月12日の返信メール
再開する作業：No.3の変更と、別サイズへの反映
未回答：No.4の見出し
採用しなかった指示も、削除せず履歴として残します。受け取った事実と、今回採用する内容は別だからです。後日「青を維持してほしいと伝えたはず」と連絡が来た際、元の指示と決定の経緯を同じ場所で確認できます。
No.3の回答が届いても、No.4まで決定した扱いにはしません。一通の返信で、複数の指示に対する返答がそろうとは限りません。「ご連絡のとおりでお願いします」がどの番号を指すか不明なときは、対象が分かる形で確認してから反映します。
決まった範囲が明確なら、改めて同じ選択を求める必要はありません。作業を再開する内容と、まだ待っている箇所を分けて返します。
ご回答ありがとうございます。
No.3は赤へ変更し、同じ色で別サイズにも反映します。
確認用データは11月14日にお送りします。
No.4の見出しは、ご回答をいただいてから修正いたします。
その後にNo.4の回答が届いたら、No.4にも判断した人、日付、採用内容、返答の保管先を追記します。すべての指示を一度に「対応済み」にせず、修正番号ごとに作業を閉じます。
案件ごとの確認待ちと期日をTASKUL（タスクル）に残す
複数案件を並行していると、判断を待つ箇所はメールやコメントに散らばります。手元の一覧だけでは追いにくくなったら、TASKUL（タスクル）の案件に、確認のためのタスクを追加できます。
この例なら、タスク名を「No.3のボタン色をC様に確認する」とし、期日に回答を受けたい日を設定します。説明へ二つの原文と、返答を保管するメールの件名などを残せば、次に確認する際に、質問を組み立て直す手間を減らせます。
「No.3のボタン色をC様に確認する」を表示したタスク一覧です。データは架空です。
返答後は、決定を説明へ残したうえで、「No.3のボタンを赤へ変更する」「別サイズへ赤いボタンを反映する」と実作業を具体化します。指示の判断と相手への連絡は人が行い、TASKULの案件に残した確認事項と期日を使って次の作業へ進めます。
タスクの状態を選ぶメニューを開いた画面です。データは架空です。
まずは、いま回答を待っている修正を一件だけ、対象番号が分かるタスクにしてみてください。TASKULで案件ごとの確認事項を管理することから始められます。
まとめ
食い違う修正指示は、原文と対象番号を残し、判断できる人へ一つの選択として返します。回答後は、採用しなかった指示と未回答の箇所も残して、決まった作業から再開します。いま止まっている一箇所の確認から始めてください。
修正指示の食い違いでよくある質問
電話とメールで指示が違う場合はどうすればよいですか？
同じ箇所の指示として並べ、どちらで進めるかを確認します。電話の内容は記憶だけに頼らず、「お電話ではNo.3を赤へ変更と伺いましたが、メールでは青を維持となっています」のように文字にして返します。
電話で決まった場合も、採用する内容を連絡に残してから反映します。
「新しい連絡を優先する」と事前に決めている場合も確認が必要ですか？
その進め方が相手と合意され、今回の対象にも適用されるなら、その合意に沿って扱います。ただし、別の担当者からの連絡まで優先対象に含むか分からないときは、受信時刻だけでは決められません。今回どの指示で進めるかを窓口に確認します。
