制作データの保管期間は何年？フリーランスが取引先ごとに決める表と例文

制作データは納品後、何年保管すればいい？

制作データを何年保管するかは、取引先と決めるものです。制作データの保管年数を定めた法律や業界の基準は、今回調べた範囲では見つかりませんでした。

制作会社は自分で決めた期間を案内し、印刷会社の記事は統一の基準が無いと書いています。3つの例を並べます。

2年と5年は、それぞれの会社が自社で決めた期間です。3か月〜3年は、印刷会社の記事が紹介している実例の幅です。何年が正しいという答えではないので、自分の仕事に合わせて決めます。

決めないまま納品を続けると、何年も前の案件について「前のデータで直してほしい」と頼まれたときに、残しているかどうかを自分でも答えられません。実際に、10年前のデザインの修正を求められた制作者が、保管期間の決まりを尋ねる相談も残っています（後の章「データを消した後に「前のデータで直して」と頼まれたら？」で引きます）。

ただし、見積書・請求書には税の決まりで別の保存期間があります（次の章で説明します）。

制作データの保管期間は、データの種類ごとにどう決める？

何のために残すかで、データを6つに分けて期限を決めます。「制作データ」と1つにまとめると、預かった個人情報や見積書まで同じ期限で扱うことになるからです。

①と②は、取引先と話して決める部分です。表の「例：納品日から2年」は書き方の例で、2年がよいという意味ではありません。

預かった個人情報は、使い終わったら消す

④については、法律の決まりを確認しておきます。個人情報保護法第22条は、個人情報取扱事業者について、個人データを「利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」と定めています（個人情報の保護に関する法律・e-Gov法令検索）。

これは「努めなければならない」という努力義務です。この記事では、人物が写った写真や映像も含めて、預かった個人情報は、使う予定が終わる日を決めて消すという扱いにそろえます。

動画の撮影素材のように直しで使う見込みがあるものは、その見込みが終わる日を期限にします。

見積書・請求書は、税の決まりで残す期間が別にある

⑥は、制作データの期限とは関係なく残します。国税庁の案内では、青色申告の帳簿や書類は原則7年間保存することとされ、請求書・見積書・納品書・送り状などは5年間の保存でよい書類として挙げられています（国税庁 No.2070 青色申告制度）。

白色申告の場合は、帳簿や書類を5年間（記帳制度に基づいて作成した帳簿は7年間）保存します（国税庁 No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度）。ただし、インボイス発行事業者として交付した適格請求書の写しや、消費税の仕入税額控除のために保存する請求書などは、7年間の保存が必要です（国税庁「記帳・帳簿等の保存制度」）。

5年で消してよいと決めずに、自分の申告に合わせて確かめてください。見積書や請求書は、制作データのフォルダから出して、確定申告の書類と同じところに置いておくと、まとめて消すときに巻き込みません。契約書も、制作データと一緒に消さないでおきます。

取引先ごとの保管期限の一覧表はどう作る？（架空4社の記入例）

取引先と案件ごとに、残すものを種類で分けて1行ずつ書き、保管期限と伝えた日を並べます。同じ案件でも、元データと預かった写真で期限が違えば行を分けます。

次の表は、Web制作と動画編集を受けているフリーランスの、架空の4社・7行の記入例です。見積書・請求書・納品書と契約書は、この表には入れていません。

ここから先の例に出る社名・日付は、すべて架空です。

保管期限の年数は、この例の取引先と決めたものです。元データの保管期限は、整体院が納品日から2年、食堂と製作所が1年です。

「伝えた日と方法」の列は、期限が来たときに「いつ、何で伝えたか」を先方に示すために書きます。伝えていない行は、期限が来ても消さずに、先に先方へ聞きます。

表計算ソフトに貼るときは、次のタブ区切りを使ってください。

取引先	案件	納品日	残すもの	保管場所	保管期限	伝えた日と方法	期限が来たら	やったこと
サンプル整体院	予約LPの制作	2024年11月20日	元データ（ai・psd）と書き出した画像	クラウドの「納品済み_2024」フォルダ	2026年11月20日	2024年10月・見積の備考／2024年11月20日・納品メール	消す（先に一報）
サンプル税理士事務所	ホームページ保守	毎月（契約中）	サイトのバックアップ	クラウドの「保守_税理士事務所」フォルダ	保守の契約が終わった日から3か月	2025年4月・契約のときのメール	渡してから消す
サンプル税理士事務所	ホームページ保守	毎月（契約中）	サーバー・WordPressのログイン情報	パスワードの控え	保守の契約が終わった日	2025年4月・契約のときのメール	返して、控えを消す
サンプル食堂	メニュー表のデザイン	2026年3月10日	元データ（ai）と入稿したデータ	外付けハードディスク「2026」	2027年3月10日	2026年3月10日・納品メール	延ばすかを聞く
サンプル食堂	メニュー表のデザイン	2026年3月10日	預かった料理の写真	外付けハードディスク「2026」	2026年3月10日（納品の日）	2026年3月10日・納品メールで、元の写真が先方の手元にあるかも聞いた	返事を受けてから消す	2026年3月10日、返事を受けて消した
サンプル製作所	採用動画の制作	2026年9月30日	編集のプロジェクトファイル（prproj）と書き出した動画	外付けハードディスク「2026」	2027年9月30日	2026年8月・見積の備考	渡す
サンプル製作所	採用動画の制作	2026年9月30日	社員が写った撮影素材	外付けハードディスク「2026」	2026年12月28日	2026年8月・見積の備考（撮影素材は12月28日まで保管と書いた）	消す（先に一報）	

表を作ったあとは、月に1回この表を開き、7行の保管期限を上から見て、期限まで1か月を切った行を探します。この例なら、11月の初めに開いたときに整体院の行（11月20日）が見つかり、11月6日にお知らせを送ります。取引先が増えるほど、毎月見に行く行も多くなります。

保管期限が近づいたら、何をする？

残っているデータを確かめ、先方に知らせ、返事のとおりに済ませて、表に結果を書き込みます。期限まで1か月を切った行を見つけたら、次の順に進めます。

1. 表の「残すもの」と「保管場所」を見て、そのフォルダに何が残っているかを確かめる
2. 先方に、期限の日と、手元に残したい場合の連絡方法を知らせる（次の章の例文③）
3. 返事のとおりに、データを送るか、削除するか、期間を延長する。渡すときの一覧の作り方は契約を終えるときのデータの引き渡しと同じ要領です
4. 表の「やったこと」の列に、日付と、渡した・消した・延ばしたのどれかを書く

返事が無いまま期限の日が来たときは、見積や納品のときに伝えた条件に従います。「期間を過ぎたものは削除します」と伝えてあれば消し、伝えていなければ消さずにもう一度聞きます。

制作データの保管期間を取引先に伝える例文（見積・納品・期限前）

保管期間は、見積の備考、納品メール、期限前のお知らせの3回で伝えます。見積で条件として示し、納品メールで具体的な日付にして伝え、期限前に実際の扱いを聞く、という順です。

例文の「◯年」には、取引先と決めた年数を入れます。

例文①　見積の備考に書く文

納品データ（元データ・書き出したデータ）は、納品日から◯年間、こちらで保管します。
期間を過ぎたものは削除します。
お預かりした写真・原稿は、納品の日にお返しするか削除します。

整体院の例では、2024年10月の見積の備考に「◯年間」を「2年間」にして書いています。見積の段階で書いておくと、期限が来たときに「最初にお伝えしたとおり」と言えます。

例文②　納品メールに足す文

■データの保管
納品データは、こちらで2026年11月20日まで保管しています。

納品メール全体の文面は、納品メールに保管期間を書く方法に載せています。

例文③　保管期限が近づいたときのお知らせ

整体院の例で、2026年11月6日（金）に送るメールです。

件名：【予約LP】制作データの保管期限（11月20日）のお知らせ

サンプル整体院
ご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇です。

2024年11月20日に納品した予約LPの制作データ（元データと書き出した画像）は、
お見積りの際にお伝えしたとおり、2026年11月20日（金）まで、こちらで保管しております。
期限を過ぎましたら、こちらのデータは削除いたします。

お手元に残したい場合は、11月18日（水）までにご返信ください。
データ一式を、ダウンロードのリンクでお送りします。
保管を延ばしたい場合も、同じくご返信ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

返信の期限を、削除する日より前に置いておくと、渡す作業の時間が取れます。

保管を延ばしてほしいと言われたら？

先方への返信で、データ一式を受け取るか、延ばす期間と費用の見積を受け取るかを選んでもらいます。

データ一式を渡せば、その後は先方が自分で保管できます。延ばす場合は、新しい期限を一覧表の行に書き直します。延ばす期間と費用を見積で伝えたら、その日付と「見積」を「伝えた日と方法」の列に書きます。

データを消した後に「前のデータで直して」と頼まれたら？

手元にデータが無いことを伝え、先方の手元にある納品物から作り直す見積として返します。断るのでも、無料で作り直すのでもない返し方です。

保管期間を決めていないと、この場面で答えに詰まります。Q&Aサイトには、2013年に次の相談が投稿されています。

保管期限を見積と納品メールで伝えてあれば、次のように返せます。公開中のページや、納品のときに渡した書き出しの画像が先方の手元に残っていれば、それをもとに作り直せるからです。

件名：Re: 料金表の修正のご依頼

ご連絡ありがとうございます。
お問い合わせの予約LPの制作データは、2026年11月20日に保管の期限を迎え、
こちらでは削除しております。

納品の際にお渡しした画像がお手元に残っていれば、
公開中のページとあわせて、それをもとに作り直す形で対応できます。
作り直す範囲と金額をお見積りしてお送りしますので、
修正したい箇所をお知らせください。

直す内容が、納品後の修正として無料で受ける範囲に入るかどうかは、納品後の修正が無料か有料かの判定表で決めてください。

制作データの保管期限を忘れないための管理方法（TASKULの期限通知メールを使う手順）

一覧表だけで管理すると、月に1回表を開いて、期限の近い行を手で探すことになります。このうち保管期限の日付が決まっている行は、TASKULの「タスク期限通知」のメール（以下、期限通知メール）に任せられます。先方へのお知らせを書いて送ることは、自分でやる作業です。

整体院の例で、2024年に納品して状態が「完了」になっている予約LPの案件に、保管期限のタスクを足して、期限通知メールで知らせてもらう手順です。

1. メニューの「クライアントリスト」で取引先を開き、「クライアント情報」のタブの「メモ」に、保管の取り決めを書きます。例：「制作データは納品日から2年保管（2024年10月の見積の備考と、2024年11月20日の納品メールで伝えた）。預かった写真は納品の日に返す」。書き換えると出る「保存する」を押します。
2. 終わった案件を開き、「プロジェクトのタスク」に2つのタスクを足します。「制作データの保管期限のお知らせを送る」は期日を2026年11月6日に、「制作データの保管期限（渡す・消す・延ばすを確認）」は期日を2026年11月20日にします。
3. 同じ画面の「重要リンク」の「追加」を押し、タイトルと保管フォルダのURLを入れます。この画面には、ファイルを共有したいときは、クラウドの保存先にアップロードしてリンクを貼るよう案内が出ます。
4. 「設定」の「通知・連携」のタブにある「タスク期限通知」がオンになっていれば、毎週月曜と木曜の朝9時に、期限切れ・当日・翌日のタスクがメールで届きます。案件の状態が「完了」でも、状態が未着手・進行中・確認中のタスクはこのメールに出ます。

この例では、11月5日（木）のメールに、翌日が期日のお知らせのタスクが載ります。保管期限のタスクを知らせるのは、11月19日（木）のメールです。

期日を過ぎても未着手・進行中・確認中のままのタスクは、次の月曜か木曜のメールで期限切れとして届き、期日から3日より前に切れた分は件数だけになります。

タスクを2つに分けたのは、期日が当日か翌日にならないと期限通知メールに出ないからです。保管期限の日だけのタスクでは、お知らせを送るには遅すぎます。

TASKULの見積書で見積を作っている場合は、「備考・特記事項」の欄に例文①の文を書いておくと、見積書にもそのまま入ります。

TASKULのFreeプランは、プロジェクト10件・AIクレジット200/月まで使えます（2026年10月29日に公式サイトで確認）。保管期限のためだけに新しい案件を作ると、10件の枠を1つ使います。その案件を削除しても枠は戻らないので、終わった案件にタスクを足します。

TASKULでできないこと

• ファイルを預かって保管することはしません。「重要リンク」に置くのは、保管フォルダのURLです。
• 期限が来ても、データを消すことはしません。消すのは自分です。
• 期限通知メールは、TASKULのアカウントで案件に入っている人（自分など）に届きます。先方を案件に招待していなければ先方には届かないので、例文③は自分のメールで送ります。
• 保管期限の専用の欄はありません。保管期限はタスクの期日として入れます。
• TASKULを使う前に納品した案件は、TASKULに案件がありません。登録すると上の10件の枠を使うので、過去の案件が多いうちは、一覧表で見るほうが向いています。
• Freeプランで編集できる案件は、削除していない案件のうち、作った日が古い10件までです。Freeに切り替えた時点で、削除していない案件が11件以上あると、作った日が古い順で11件目からの案件は読み取り専用になり、保管期限のタスクを足せません。
• 「契約が終わってから3か月」のように日付が決まっていない期限は、日付が決まるまでタスクの期日にできません。
• データの種類ごとに期限を決めることや、一覧表の行を書くことは、自分でやります。

取引先が1〜2社で、一覧表の行も数行のうちは、表計算ソフトで足ります。

一覧表の行が増えて、毎月期限を見に行くのが重くなってきたら、TASKULで、終わった案件に保管期限のタスクを足して、期限通知メールを受け取る流れを試せます。

制作データの保管期間でよくある質問

保管期間を決めて伝えるときに出やすい質問を5つまとめました。

保管期間を決めずに納品してしまった案件は、どうすればいいですか？

今から期限を決めて一覧表に書き、期限前のお知らせで初めて伝えます。伝えていないので、返事が無くてもいきなり消さず、もう一度聞きます。

見積書や請求書も、制作データと同じ時期に消していいですか？

いいえ。所得税では5年でよい書類もありますが、インボイスの写しなど消費税の決まりで7年残すものもあります。国税庁の案内（No.2070・No.2080・記帳・帳簿等の保存制度）で確かめ、制作データのフォルダとは分けて置きます。

先方から預かった写真や原稿は、いつ消せばいいですか？

使い終わる日を決めて消します。たとえば納品の日にします。人が写っている写真や名簿のように個人情報を含むものは特に、残したままにしません。消す前に、先方の手元に元のデータがあるかを聞いておきます。

元データ（aiやpsd）は、先方に渡さないといけませんか？

契約と見積で決めた範囲によります。この記事では判断しません。渡す範囲の決め方は、LPの納品方法の記事の「元データは、約束した範囲だけ渡す」で説明しています。

保管は外付けハードディスクとクラウドのどちらがいいですか？

どちらかに決める必要はありません。どこに置いたかを一覧表の「保管場所」の列に書いておけば、期限が来たときに探さずに済みます。

まとめ｜制作データの保管期間は種類ごとに決めて3回伝える

制作データの保管年数を定めた法律や業界の基準は、今回調べた範囲では見つからなかったので、取引先と決めます。元データ、預かった素材、個人情報を含むもの、アカウント情報で期限を分けます。見積書や請求書の保存期間は、国税庁の案内で確かめます。

取引先ごとに1枚の一覧表に書き、見積・納品・期限前の3回で伝え、期限が来たら渡すか消します。まずは手元にある取引先のデータを、一覧表の行に書き出すところから始めてください。

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