「A社は月末締めの翌月末払い、B社は納品のたびに請求書を郵送、田中さんにはSlackでPDFを送る」「請求書を作るたびに、過去のメールをさかのぼって支払日と送り先を探している」。フリーランスの顧客管理表は、取引先1社を1行にして、締め日・支払日・請求書の送り方・修正回数など、案件が変わっても続く取り決めを残す表です。
1枚あれば請求のたびにメールを探さずに済み、埋まらない欄は、そのまま次に先方へ確かめる項目になります。
この記事では、制作会社や事業会社から続けて依頼を受けるWeb制作者・デザイナー・ライターに向けて、顧客管理表に入れる11の列を、架空の取引先3社の記入例で説明します。コピーしてスプレッドシートに貼れるテンプレートと、空いた欄をまとめて聞くメールの文例も載せました。
すぐ使いたい人は「コピーして使える顧客管理表のテンプレート」の見出しから読んでください。
フリーランスの顧客管理表とは？案件管理表と何が違う？
取引先1社を1行にして、締め日や支払日など、その相手と続く取り決めを残す表です。1行が案件1件の案件管理表とは、行の単位が違います。
営業で使う顧客管理表は、見込み客への連絡の履歴や商談の進み具合を追うためのものです。この記事で作るのは、すでに取引のある相手との条件を残す表で、見込み客のリストには向きません。
案件ごとの記録は1行=1案件で受注から入金まで追う案件管理表に任せ、2枚の表は取引先名でつなぎます。1枚にまとめると、同じ取引先の支払日や送り先を案件の行ごとに書き写すことになり、どこかで食い違いが出ます。
顧客管理表を作るタイミング
何社になったら作る、という決まりはありません。取引先ごとに締め日や支払日、請求書の送り方が違っていて、請求書を作るたびに過去のメールやチャットを探しているなら作りどきです。
新しい依頼で「費用は前回と同じくらいで」と言われ、前回の条件がすぐに出てこないときも同じです。
顧客管理表に入れる11の列と記入例
入れる列は次の11です。取引先名、窓口と連絡手段、請求書の送り先と送り方、締め日、支払日、振込手数料、確認（検収）にかける日数、修正回数、単価・料金の決め方、取り決めの根拠（契約書・メールなど）と有効期間、最後に確認した日。
下の表は、架空の取引先3社を11の列で埋めた例です。Aは基本契約を結んでいる制作会社、Bは案件ごとに発注メールが届く事業会社、Cは個人で仕事を回しているディレクターです。2026年10月1日に表を見直した想定で書いています。
金額は説明のための架空の例で、相場を示したものではありません。
Bの列に4つ並んだ「要確認」は、まだ決めていないか、聞いた内容があいまいなままの項目です。空いた欄があること自体は問題ではありません。次に先方へ聞くことの一覧として使えます。
ほかの列は、次のように書きます。
- ①取引先名は、請求書に書く宛名と同じ表記にそろえます。Cのように屋号で仕事をしている相手は、本名と屋号の両方を書いておくと宛名で迷いません
- ②窓口は、依頼をくれる人と請求書を受け取る人が違う場合に両方書きます。Aは依頼が山田さん、請求書は経理担当です
- ③送り方は「PDFをメール」「原本も郵送」のように、請求書を出すときに、見ただけで送り方がわかる書き方にします
- ⑦確認にかける日数は、納品してから「これで受け取ります」と返事が来るまでの目安です。決まっていないと、入金の時期も読めません
- ⑨料金は、金額が決まっていればその金額、決まっていなければ「1時間5,000円×作業時間」のような計算のしかたを書きます
- ⑪は、表の中身が今も正しいと先方に確かめた日です。書き換えた日ではありません
支払日は「具体的な日」で書く
支払日の欄は「翌月末日」「翌月25日」のように、日付が1つに決まる形で書きます。Bのように「納品後60日以内」としか聞いていないと、いつ入金を確かめればよいかが決まりません。
公正取引委員会のフリーランス法のパンフレットにも、「まで」「以内」という書き方では具体的な日を特定できないため、支払期日を定めているとは認められない、と書かれています。
締め日がある取引先は、締め日と支払日をセットで書きます。同じパンフレットには、毎月末日を締め日にする場合は翌月末日までに支払期日を設定する必要がある、とも書かれています。ただしこれは、従業員を使っている事業者などが発注する側のときの決まりで、相手が個人で従業員を使っていない場合は当てはまらないことがあります。
どの取引にどの決まりが当てはまるかと日数の数え方は、納品後の支払期日の数え方で説明しています。
振込手数料の負担も取り決めとして残す
振込手数料の欄には「先方負担」「こちら負担」「要確認」のどれかを書きます。入金が請求額より少なかったときに、取り決めと照らして確かめる材料になります。Bは9月の入金が請求額より少なかったので、取り決めを確かめるまで「要確認」にしています。
公正取引委員会のフリーランス法のQ&A（Q30・Q78）には、振込手数料を報酬から差し引くことは、合意があっても報酬の減額に当たると書かれています。ただし、報酬の減額が禁止されるのは、従業員を使っている事業者などが1か月以上の期間で仕事を頼んだ場合です。
同じQ78には、受ける側が自分の都合で振込先を変えて手数料が増えた分は、受ける側に負担させてよいとも書かれています。差し引かれていたら、まずは取り決めがどうなっていたかを先方と確かめます。
取り決めの根拠と有効期間を残す理由
同じことを発注のたびに聞き直さないためです。公正取引委員会のパンフレットには、支払方法や検査期間のように一定期間同じ条件で続くもの（共通事項）は、発注する側が有効期間をつけて先に示しておけば、個々の発注では「現行の『支払方法等について』のとおり」のように参照元を示せばよい、と書かれています。
受ける側から見ると、その書類の名前と有効期間を1つの欄に書いておけば、新しい依頼が来るたびに支払日や確認の日数を聞き直さずに済みます。Aは業務委託基本契約書が2027年3月31日まで有効なので、期限の1か月前に見直す予定を入れておきます。
Cのようにチャットで決めた条件なら、メッセージの日付を書き、画面をスクリーンショットで残しておくと安心です。
取引先の担当者が変わったときも、この欄があれば、後任の方に「どの書類で決めたか」を添えて取り決めを伝えられます。返信の文面と、進行中の案件を引き継ぐ確認表は、担当者変更の返信メール例文と引き継ぎの確認表の記事にまとめています。
顧客管理表の空欄を取引先に確認するメールの例文
顧客管理表の空いた欄は、1通のメールにまとめて聞きます。日付や「どちらの負担か」のように短く答えられる聞き方にすると、返事が早く来ます。
Bの「要確認」4つを1通で聞く場合の文例です。
佐藤様
いつもお世話になっております。
今後の請求を滞りなく進めるため、次の4点を確認させてください。
1. お支払い日を、日付で教えていただけますでしょうか。
（例：納品した月の翌月末日）
2. 振込手数料のご負担がどちらになるか、教えてください。
（9月分のご入金が請求額と少し違っていたため、念のため確認させてください）
3. 納品後のご確認には、何日ほどを見ておけばよいでしょうか。
4. 修正は、何回までを想定されていますか。
お手数ですが、ご都合のよいときにご返信いただけますと幸いです。
文例では法律の名前を出していません。最初の確認は取り決めを知るためのもので、相手の対応を問いただすものではないからです。
返事が来たあとの書き換え方
返事が来たら、表の「要確認」を答えに書き換え、⑩の根拠の欄に「2026年10月◯日の佐藤さんのメール」のように返信の日付を書きます。⑪の最後に確認した日も、その日に更新します。
修正回数をまだ決めていない相手には、こちらから案を出すほうが早く決まります。上限の書き方と、超えたときの追加料金の決め方は修正回数の上限を決めて書く方法にまとめました。
新しい依頼が1件届いたときに、その依頼で足りない条件を聞き返す場合は新しい依頼で足りない取引条件を確かめる方法を使ってください。
コピーして使える顧客管理表のテンプレート
下の枠の中をすべてコピーして、Googleスプレッドシートやエクセルの左上のセル（A1）に貼り付けると、11列の見出しと3社の記入例がそのまま入ります。記入例の行は、自分の取引先に書き換えてください。
取引先名 窓口・連絡手段 請求書の送り先・送り方 締め日 支払日 振込手数料 確認（検収）の日数 修正回数 単価・料金の決め方 取り決めの根拠と有効期間 最後に確認した日
株式会社サンプル制作 山田さん／Chatwork 経理担当へPDFをメール 月末 翌月末日 先方負担 納品から7日 2回まで（3回目から追加の見積） LP1枚 250,000円（税抜）の単価表 業務委託基本契約書（2026年4月1日〜2027年3月31日） 2026年10月1日
合同会社テスト商事 佐藤さん／メール PDFをメール＋原本を郵送 納品ごと 要確認（「納品後60日以内」とだけ聞いている） 要確認 要確認 要確認 案件ごとに見積 案件ごとの発注メール 2026年10月1日
田中 一郎（屋号：田中デザイン室） 田中さん本人／Slack PDFをSlackで 月末 翌月25日 先方負担 納品から3日 2回まで 1時間 5,000円（税抜）×作業時間 2026年9月25日のSlackのメッセージ（期間の定めなし） 2026年10月1日
この表には、金額の実績・請求日・入金日の列を入れていません。それらは案件ごとに変わるので、案件管理表の側で管理します。
「振込手数料」の列は、「先方負担」「こちら負担」「要確認」の3つから選ぶプルダウンにしておくと、書き方がそろいます。フィルタで「要確認」を含む行だけを表示すれば、次の連絡で聞くことの一覧になります。
スプレッドシートでの作り方は、Googleのヘルプ「セル内にプルダウン リストを作成する」を見てください。
⑪の列を古い順に並べ替えると、見直す取引先が上から並びます。最後に確認した日から半年以上たった行は、取り決めが今も同じか確かめます。担当者が替わったり、先方の経理の締め日が変わったりしても、知らせが来るとは限らないからです。
フリーランスの顧客管理をTASKULで行う手順
TASKUL（タスクル）では、クライアントを登録し、「クライアント情報」タブのメモ欄に顧客管理表の1行を貼っておきます。そうすれば、その取引先の案件と取り決めを同じ画面で見られます。
クライアント管理と請求書の作成は、無料のFreeプランでも使えます。
TASKULで取引先を開いた「クライアント情報」タブです。メモ欄に、顧客管理表の支払日・振込手数料・修正回数・取り決めの根拠を書いておけます。データは架空です。
TASKULでの操作
①「クライアントリスト」から取引先を登録する
「クライアントを追加」から取引先の名前を入れて登録します。名前は請求書の宛名になるので、顧客管理表の①と同じ表記にします。登録の画面では名前だけを入れれば足ります。メモは次の手順で、登録したあとに入れます。
②「クライアント情報」タブのメモ欄に、表の1行を貼って保存する
登録したクライアントを開き、「クライアント情報」タブのメモ欄に締め日・支払日・振込手数料・確認日数・修正回数・単価・取り決めの根拠を書いて「保存する」を押します。メモ欄は複数行で書けるので、スプレッドシートの1行を項目ごとに改行して貼ると読みやすくなります。
メモ欄は3行分の高さで表示され、4行目からはスクロールして読みます。支払日・振込手数料・取り決めの根拠のように請求のたびに見る項目は、先頭の3行に書いておくと、開いてすぐ確かめられます。
③「プロジェクト一覧」タブで、その取引先の案件を見る
「プロジェクト一覧」タブには、そのクライアントの案件だけが並びます。新しい依頼が届いたら、このタブで前回の案件を確かめられます。新しい案件を「依頼文・議事録から自動作成」で作るときにクライアントを選んでおけば、その案件もここに並びます。
同じ取引先の「プロジェクト一覧」タブです。その取引先の案件だけが並ぶので、新しい依頼が届いたときに前回の案件をすぐ確かめられます。データは架空です。
④請求書を作るとき、支払期限を表の支払日に直す
請求書の作成画面でクライアントを選ぶと、宛名にそのクライアント名が入ります。支払期限には発行日の30日後が最初から入っているので、顧客管理表の支払日に合わせて直します。
TASKULでできないこと
- 締め日・支払日・振込手数料を入れる専用の欄はありません。メモ欄に文章で書きます
- 請求書の支払期限は、取引先ごとの取り決めから自動で入るわけではなく、毎回手で直します
- 取引先ごとの売上や未入金の合計を出す集計はありません
- 契約書のファイルを取引先ごとに保管する機能はありません。取り決めの根拠は、メモに書類やメールの名前と日付で残します
- 請求書の宛名は「御中」で出ます。Cのような個人の取引先でも「様」には変えられません
- 取引先をCSVで一括登録する機能はありません。1社ずつ登録します
取引先が数社で、取り決めを見るのが請求のときだけなら、スプレッドシートの顧客管理表で足ります。取引先ごとの案件と請求書を同じ場所で扱いたくなったら、TASKULに移すと、見る場所が1つにまとまります。
Freeプランはプロジェクト10件・AIクレジット200/月までです。まずは取引の多い1社を登録し、メモに表の1行を貼るところからTASKULを無料で試せます。
まとめ｜顧客管理表は取引先1社を1行にして始める
顧客管理表は、取引先ごとに続く取り決めを1行に残す表です。今日からやることは3つです。
この記事のまとめ
- いま取引のある相手を1社1行で書き出し、11の列を埋める
- 埋まらない列を「要確認」にして、次の連絡で1通にまとめて聞く
- 取り決めの根拠になった契約書やメールと、その有効期間を⑩の列に残す
表ができたら、請求書を出すときに見る場所が1つに決まります。請求そのものの出し忘れを防ぎたい場合は、請求の出し忘れを防ぐ仕組みもあわせて読んでください。
顧客管理表についてよくある質問
顧客管理表を作るときに、よく迷う点をまとめました。
顧客管理表と案件管理表は1枚にまとめられますか？
まとめることはできますが、2枚に分けるほうが管理しやすくなります。1枚にすると、同じ取引先の支払日や送り先を案件の行ごとに書き写すことになるためです。2枚の表は取引先名でつなぎます。
エクセルとスプレッドシートのどちらで作ればいいですか？
どちらでも作れます。この記事のテンプレートは、どちらに貼っても同じ11列で入ります。普段請求書を作っているほうに合わせると、見に行く場所が増えません。
営業の顧客管理（見込み客の管理）にも使えますか？
この表は、取引が始まった相手との条件を残すためのものなので、見込み客の管理には向きません。連絡の履歴や商談の進み具合を追う列が無いためです。
支払日が「納品後60日以内」としか決まっていないときはどうすればいいですか？
「翌月末日」のように、日付が1つに決まる形で聞き直します。「以内」の書き方では、いつ入金を確かめればよいかが決まらないためです。聞き方はこの記事のメールの文例を使えます。
基本契約書がない取引先は、取り決めの根拠に何を書けばいいですか？
案件ごとの発注メールや、条件を決めたチャットの日付を書きます。公正取引委員会のQ&A（Q41）では、チャットなどで発注内容をやり取りする場合、メッセージが消えたり見られなくなったりすることに備えて、発注する側と受ける側の双方でスクリーンショットなどで保存しておくことが望ましいと書かれています。
取引先が個人のフリーランスでも、同じ表で管理できますか？
同じ表で管理できます。ただし、相手が個人で従業員を使っていない場合、フリーランス法のうち支払期日などの決まりが当てはまらないことがあります。支払日の考え方は、納品後の支払期日の数え方の記事を見てください。
