電話の内容をメールで確認する例文（修正・追加を頼まれた日の1通）
確認メールは、お電話のお礼、番号を振った依頼の一覧、費用、確認したいこと、返事の期限の順に書きます。下は、制作中のコーポレートサイト（8ページ）について、11月10日（火）に取引先の佐藤様から電話で6つの依頼を受けた日に送る例です。
社名・人名・日付はすべて架空です。案件名と日付を自分の案件に直せば、そのまま送れます。
番号を振っておくと、先方は「2は違います」と番号だけで返事ができます。期日を「来週」「月末」のまま写さず、こちらで日付に直して質問にしているのは、受け取り方の違いで届く日がずれるのを防ぐためです。
5のように今の見積に入らない依頼は、電話では引き受けたように聞こえても、メールで「追加の費用がかかる」と分けて書きます。追加分は、お見積書への返事をもらってから作業を始めます。
金額の出し方と送り方は追加見積を送るメールの例文にまとめています。
電話を切ってすぐ、同じ日のうちに送るなら、書き出しを「先程はお電話にてありがとうございました」としても差し支えありません。
電話の内容をメールに残す理由｜言った・言わないを防ぐ
電話は記録が残らず、あとで「言った・言わない」になったときに確かめる手段が無いからです。あとで確かめる記録（エビデンス）になるのは、日付の入った文字のやり取りです。
メールにしておけば、頼まれたことと期日が文字で残り、先方も自分も同じ一覧を見て作業を進められます。
公正取引委員会のフリーランス法のQ&A（Q37）も、「業務委託をした日」の説明の中で「合意は、契約書による必要はなく、口頭でも構いませんが、トラブル防止の観点から、記録に残る方法によることが望まれます」と書いています。これは「業務委託をした日」がいつかを説明する中の一文で、確認メールを送る義務を定めたものではありません。
電話の依頼は、チャットやメールで届いた依頼と違って、文面がどこにも残りません。文字にするのはこちらの仕事になると考えて、切ったあとに1通送る流れを決めておきます。
確認メールを送るのは失礼にならない？
失礼にはなりません。「念のため」「認識をそろえるため」と目的を一言添えれば、丁寧な進め方として受け取られます。
反対に、「証拠として」「記録のため」と書くと、相手を疑っているように読めます。目的は、先方と同じ一覧を持つことだと伝わる書き方にします。
確認メールは電話を切ったその日のうちに送る
翌日に回すと、メモの「？」が何を聞き返したかったのか、自分でも思い出せなくなります。先方も、話した内容を覚えているその日のうちなら、違いにすぐ気づけます。
どうしてもその日のうちに書けないときは、「明日の午前中に、伺った内容をまとめてお送りします」とだけ先に返しておきます。
打ち合わせの議事録との違い
日程を決めて行う打ち合わせなら、出席者・議題・決まったことを並べる議事録の型が合います。電話は予定外で短く、資料も手元に無いことが多いので、出席者や議題の欄は要りません。
確認メールに書くのは、頼まれたことと、その期日・費用・確認したいことだけです。日程を決めた打ち合わせの残し方は、Web制作の打ち合わせの議事録で扱っています。
電話の確認メールに書く7項目
上から順に書けば、そのままメールの骨組みになります。右の列は、その項目が抜けたときに起きやすいことです。
長い文章でまとめたり、「先ほどの件、承知しました」だけで済ませたりすると、③と④が読み取れません。7項目のうち、先方の返事が要るのは⑥と⑦です。この2つは「■ご確認いただきたいこと」のように見出しを付けて分けておくと、先方は返事の要る所だけを読み返せます。
聞き漏らした点は、質問と返事の期限で書く
電話では、その場で聞き返せずに終わった点が残りがちです。⑦には、それを「〜という理解でよろしいでしょうか」の形で書き、答えの候補を添えます。
「月末とは何日ですか」と聞くより、「11月30日（月）の公開という理解でよろしいでしょうか」と書くほうが、先方は「はい」の一言で返せます。
返事の期限は、作業を止めずに済む日から逆算して、日付で書きます。例文では、電話の2日後の11月12日（木）にしました。
「この内容で進めます」と書くのは、今の見積の範囲内の作業だけにします。追加の費用がかかる作業まで「返事が無ければ進める」に含めると、あとで費用の話がこじれます。
電話のメモから確認メールを作る3ステップ
最初の章の例文は、電話中のメモを表に分け、要確認の行を質問に直して作っています。順番は次の3つです。
- 電話中は「何を・いつまでに・誰が」だけ書き取る
- 切ったらすぐ、依頼を1件ずつ表に分ける
- 表の「要確認」の行を質問に書き直す
左の走り書きのメモが、3つのステップを経て右の確認メールになるまでを1枚にまとめた図です。
①電話中は「何を・いつまでに・誰が」だけ書き取る
電話中に文章で書こうとすると、話についていけません。1つの依頼を1行にして、「何を・いつまでに・誰が」だけを短く書きます。聞き返せなかったところには「？」を付けておきます。
例文の電話のとき、手元に残ったメモは次の6行でした。
電話の最後に「では、伺った内容をメールでお送りしますね」と一言伝えておくと、先方もメールを待つつもりで電話を切れます。
②切ったらすぐ依頼を1件ずつ表に分ける
電話を切ったら、メモの1行を表の1行にします。列は「頼まれたこと」「誰の作業か」「期日」「範囲内か追加か（今の見積に入るか）」「要確認」の5つです。上の6行のメモは、次の6行になります。
表にすると、先方の返事が要る行（要確認の4行）と、こちらがすぐ動ける行が分かれます。この例でこちらからすぐ動けるのは、追加の見積書を送る5です。
3は電話で原稿をもらえると決まっているので、確認メールでは質問にせず、届けてほしい日だけを書きます。
電話ではなくメールやチャットで修正がまとめて届いたときは、修正指示を1行1修正でまとめる一覧表の形で残すと、修正の回数や対応済みかどうかも追えます。
③「要確認」の行を質問に書き直す
表の「要確認」に何か書いた行だけを、質問に書き直します。この例では1・2・4・6の4行です。
左がメモに残った言い方、右が確認メールに書く質問、下が先方から返ってくる答えの2通りです。
1の写真は、日付を入れて頼む
メモの「来週」のままにせず、「11月17日（火）までにお送りいただけますか」と、こちらから日付を出して聞きます。先方の都合が悪ければ、別の日付で返事が来ます。
2の料金ページは、要るものを並べて頼む
「4つ目のプランの名前・金額・説明文」と、ページを直すのに要るものを全部並べます。あわせて「ほかの3つのプランは、今の内容のままでよろしいでしょうか」と、変わらない前提も確かめます。
4の通知先は、アドレスをメールで送ってもらう
「鈴木様のメールアドレスを教えてください」と、答えが1つで済む聞き方にします。アドレスは聞き間違えやすいため、電話で聞けていても、メールで送ってもらうほうが確実です。
6の公開日は、候補の日付を出して聞く
「『月末』は、11月30日（月）の公開という理解でよろしいでしょうか」と、こちらの理解を日付で示します。先方は「はい」か、違う日付を返すだけで済みます。
質問は、先方が「はい」か一言で返せる形にするのがコツです。「料金ページはどうしますか」のような開いた聞き方をすると、返事を待つ間に作業が止まります。
この例では、メモの6行を表に移し、依頼ごとに誰の作業か・期日・範囲内か追加かを書き込んで、要確認の4つを質問に書き直しました。電話で頼まれるたびに、この書き直しを最初から繰り返すことになります。
新しい仕事・日程の変更を電話で決めたときの確認メール例文
電話の確認メールは、修正・追加のほかに、新しい仕事を頼まれたときと、日程を変えたときにもよく使います。2通とも、最初の章と同じ〇〇建築事務所の佐藤様との架空のやり取りです。
新しい仕事を電話で頼まれたときの例文
11月16日（月）に、佐藤様から電話で、来年2月の完成見学会を告知するページを新しく頼まれた場合の例です。聞いた内容をまとめたうえで、金額・納期・お支払日は文字で決めてから始めると書いておきます。
新しい仕事では、電話で「お願いします」と言われても、金額や納期が文字で残るまでは作業を始めないのが安全です。発注のときに確かめる項目は発注書のない依頼で確かめる8項目で詳しく扱っているので、この例文では並べていません。発注が決まった日に送る1通は、受注のお礼メールの例文を使えます。
電話で日程の変更を決めたときの例文
11月12日（木）に佐藤様から返事の電話があり、公開日を11月30日（月）に決めた場合の例です。変更前と変更後の日付を並べ、連動して動く先方の作業の期限も一緒に書きます。
公開日だけを書くと、先方は自分の確認の期限も動いたことに気づきません。変わらない日程も書いておくと、全部が後ろにずれたと思われるのを防げます。
確認メールに返事が来ない・内容が違うと言われたときの対応
確認メールを送ったあとに困るのは、返事が来ないときと、「そうは言っていない」と返ってきたときです。どちらも、最初のメールに返事の期限と番号が書いてあれば、短い1通で片付きます。
返事が来ないまま作業を始めていい？
最初のメールに「◯日までにご連絡がなければこの内容で進めます」と書いていれば、今の見積の範囲内の作業は、その日を過ぎてから進めます。書いていなかったときは、期限を付けた短い再確認を1回だけ送り、その日を過ぎてから進めます。
電話で頼まれた作業を、範囲内と追加費用の2本に分けた図です。右端が、返事が無いときの扱いです。
再確認は、「先日お送りした確認のメールについて、ご確認いただけましたでしょうか。◯日までにご連絡がなければ、今のお見積りの範囲の作業は、お送りした内容で進めます。」くらいの短さで十分です。ただし、5のような追加の費用がかかる作業は、返事が無いまま始めません。
「そうは言っていない」と返ってきたときの直し方
先方の言う内容で表を直し、直した一覧を送り直します。「お電話ではこう伺いました」と書いて、どちらが正しいかを争うことはしません。目的は同じ一覧を持つことなので、直した行が分かるように書けば足ります。
たとえば料金ページについて違うと言われたら、「2の料金ページは、4つ目のプランを足すのではなく、今の『ライトプラン』の内容を入れ替える、という理解に直しました。直した一覧を下にお付けします。」と返します。直した結果、追加の費用がかかる作業に変わったときは、ここで費用の話も分けて書きます。
先方に「メールはいらない」と言われたとき
先方が忙しく、「メールまでは要らないですよ」と言われることもあります。その場合も、自分の控えとして短く送るか、チャットで1行ずつ送っておきます。
公取委の同じQ&A（Q41）は、チャットツールなどで発注内容を伝える場合について、メッセージが消えたり見られなくなったりすることがあるので、「双方でスクリーンショット機能等を用いた発注内容の保存を行うことが望まれます」と書いています。チャットで確かめたときは、そのやり取りの画面を残しておきます。
電話の内容をメールで確認したあと、頼まれた作業をタスクにする方法（TASKUL）
前の章までで手で行ったのは、①6行のメモを作業に分ける ②作業ごとに期日を書く ③要確認の4行を質問に書き直す ④確認メールを書いて送る、の4つです。このうち①はTASKULのAIで下書きにできます。
②の期日は、新しい依頼を「依頼文・議事録から自動作成」で作るときは、日付の書かれていない作業を空欄のまま作る設定になっています。「AI一括追加」でも、作られたら期日の欄を必ず確かめ、違う日付や空いた分を自分で直します。
③の質問は、新しい依頼ならAIが作る追加質問と見比べられますが、メールに書くのは自分です。④の送信は、これまでどおり自分で行います。
この操作はTASKULのFreeプラン（プロジェクト10件まで・AIクレジット月200）で試せます。AIにメモを読ませると、AIクレジットを使います。
貼った文面はAIの分析のためにサーバーで処理されるので、最初は社名や金額を伏せたメモで試すと安心です。
①進行中の案件は「AI一括追加」でAIに貼る
最初の章の例のように、制作中の案件に修正や追加が来たときの手順です。
- 左のメニューの「全てのタスク」を開き、上の「AI一括追加」を押す
- 右に「TASKUL AI」の欄が開き、入力欄に「プロジェクト・タスクを一括追加したい」と入るので、そのまま送る
- 貼り方の案内が返ってきたら、1行目に案件名を書き、その下に電話のメモを貼って送る
- AIから確かめたいことを聞かれたら答える。確認が済むと、AIがタスクを作って結果をまとめて返す
「AI一括追加」を押した直後の画面です。右がTASKUL AIの欄で入力欄に案内の文が入った状態、左の4つは電話の前からある進行中の案件のタスクです。データは架空です。
どの案件にタスクを入れるかは、AIが貼った文面から判断します。作られたら案件の画面を開き、タスクが表の6行と合っているか、別の案件ができていないかを確かめます。AIは担当者を入れないので、必要なら自分で選びます。
②新しい依頼は「依頼文・議事録から自動作成」に貼る
2通目の例文のように、新しい仕事を電話で頼まれたときは、案件ごと作ります。
- 左のメニューの「プロジェクト管理」を開き、「新規プロジェクト作成」を押す
- 「依頼文・議事録から自動作成」を選ぶ
- プロジェクト名を入れ、クライアントを選ぶ
- 「依頼文・議事録を貼り付け」の欄に、電話のメモをそのまま貼る
- 「登録する」を押す。案件の画面に移り、AIが概要とタスクを作る
プロジェクト名「完成見学会の告知ページ」、クライアント「〇〇建築事務所」を入れ、貼り付け欄に11月16日（月）の電話のメモを入れた状態です。プロジェクトの期日の欄には、まだ何も入れていません。データは架空です。
入力欄の例も「田中さん：…」「自分：…」と会話をそのまま書き起こした形なので、電話のメモも整えずにそのまま貼って差し支えありません。TASKULのAIは、日付が書かれていない作業は期日を空けて作る設定になっています。
作られたら期日の欄を確かめます。2通目の例文の電話なら、メモの中で作業に付いている日付は、見積書を送る11月18日（水）と、公開の「1月中旬」だけです。
ほかの作業の期日は自分で入れ、「1月中旬」も確認メールで決まった日付に直します。
画面の案内どおり、AIは概要とタスクのほかに追加質問も作ります。確認メールの「ご確認いただきたいこと」と見比べて、抜けていた質問があればメールに足します。Freeプランでは、ここで作る新しい案件も10件の枠を1件使います。
③先方の返事待ちは「確認中」にして期日を入れる
タスクのステータスは「未着手」「進行中」「確認中」「納品待ち」「完了」の5つです。要確認の4行にあたるタスクは「確認中」にし、期日を確認メールの返事の期限（例では11月12日（木））にします。
上の4つは電話の前からあったタスク、下の6つが電話で頼まれた作業です。ステータスの列に「確認中」が4つ並び、その期日はどれも2026/11/12です。データは架空です。
こうしておくと、案件の画面のタスクの一覧で、先方の返事を待っている作業と、すぐ動ける作業が分かれて見えます。返事が来たら、その行を「未着手」か「進行中」に変え、決まった期日を入れ直します。
TASKULでできないこと
電話で頼まれる仕事が月に1〜2件で、動いている案件も1〜2つなら、紙やメモ帳の表で足ります。TASKULが役に立つのは、電話やメールの依頼が複数の案件にまたがって届き、どの案件の何が返事待ちかを一覧で見たいときです。
電話で頼まれる仕事が増えて、メモを作業に分け直す手間がかさんできたら、TASKULのFreeプランで、電話のメモを貼ってタスクを作る流れを試せます。
電話の内容をメールで確認するときのよくある質問
電話の確認メールについて、よく迷う5つの点に答えます。
電話の録音を残せば、確認メールは不要ですか？
録音があっても、頼まれたことを1件ずつ書き出して先方と合わせる作業は残ります。録音は聞き直すのに時間がかかり、先方の手元にも同じ一覧が残らないため、確認メールは送ります。
LINEやチャットで確認してもいいですか？
ふだんの連絡がチャットなら、チャットで1件ずつ番号を振って送っても差し支えありません。番号があれば、先方も番号で返せます。チャットは過去のやり取りが流れて探しにくくなるので、送った画面を保存しておきます。
確認メールにCCは入れますか？
電話の相手のほかに先方の担当者が複数いるなら、誰に入れるかを電話の相手に聞いてから入れます。電話の相手の上司などを、こちらの判断でCCに足すことはしません。
電話で金額を言われたら、メールに金額を書きますか？
言われた金額はそのまま書き、「お見積書で改めてお送りします」と添えます。金額・納期・支払日をまとめて確かめるときは、『発注書のない依頼で確かめる8項目』の記事を参考にしてください。
メモが取れなかった部分は、どう書けばいいですか？
分からなかったことを正直に書き、質問の形にします。「◯◯の件は、私の聞き取りが不十分でした。△△という理解でよろしいでしょうか」と、自分の理解を添えて聞けば、先方は一言で返せます。
まとめ｜電話を切ったその日のうちに確認メールを送る
電話の内容をメールで確認するときは、切ったその日のうちに、頼まれたことに番号を振って1件ずつ書き、先方に送ります。書くのは、件名・いつ誰と話したか・頼まれたこと・期日・費用・先方にお願いすること・確認したいことと返事の期限の7項目です。
手元に電話のメモがあるなら、まず依頼を1件ずつ表に分け、要確認の行を質問に直して、最初の章の例文を自分の案件に書き換えて今日1通送ってください。追加の費用がかかる行は、見積書への返事をもらってから始めます。
電話で頼まれる案件が重なって、メモを作業に分け直す手間が増えてきたら、TASKULのFreeプランで、電話のメモから作業の一覧を作る流れを試せます。
