継続の取引先からチャットで「採用ページを1枚追加して、トップにバナーも」と届き、やることを並べようとしたのに「採用ページを作る」の1行で手が止まっていませんか。抜けがあると後で納期が崩れると分かっていても、どこから書けばいいのかが見えない状態です。
タスクの洗い出しは、届いた依頼文を①納品物②先方にしてもらうこと③決まっていないこと④依頼文に書かれない作業の4つの見方で読み直すと、白紙から考えずに済みます。作業を思い出すのではなく、依頼文に書かれていることから順に作業を書き出していきます。
この記事は、複数の取引先から依頼を受けて、1人で作業を進めるフリーランスや個人の制作者向けです。家事や勉強のToDoの書き出し、部署でプロジェクト全体の計画を作る話は扱いません。
架空の歯科医院から届いた依頼文1通を、4つの見方で15行の作業の一覧にした実例と、エクセルに貼れる同じ表を載せています。最後に、この一覧の下書きをAIに作らせる方法も、TASKUL（タスクル）で自動にならない作業と合わせて紹介します。
タスクの洗い出しとは？どんなやり方で進める？
届いた依頼を、終わったかどうかをその日のうちに言える大きさに分けて、作業として書き出すことです。どこまで細かく分けるかは、後の「タスクはどこまで細かく分ける？」で説明します。
書き出した行には、誰がやるかと、いつまでにやるかを付けておきます。ここまで書いておけば、届いた依頼を読み返さなくても、次に手を付ける行が一覧から分かります。
やり方は、届いた依頼文を次の4つの見方で読み直し、見つけたものを1行ずつ書き出すことです。
- 納品物ごとに、作る作業を書く
- 先方にしてもらうことを、別の行にする
- 決まっていないことを「要確認」の行にする
- 依頼文に書かれない作業（表示の確認・請求など）を足す
それぞれの見方は後の章で、架空の依頼1通を15行の一覧にした例と合わせて説明します。
ToDoリストとの違い
洗い出す作業は、自分で決めたものではなく、相手から届いた依頼が出どころです。そのため、依頼文に書かれていないことや、相手にしてもらうことまで行にする必要があります。
原稿が届かない、確認の返事が来ないといった相手側の遅れでも、納期は詰まるからです。思いついた順に自分のやることを並べるToDoリストの書き方では足りません。
なお、Webサイトを1本まるごと作る依頼なら、決まった工程が多いので、一から書き出すより完成した表を直すほうが早く済みます。その場合はWeb制作のWBSテンプレート（クライアントの作業まで入れた一覧）を使ってください。この記事は、採用ページの追加や一部の改修のように、決まった表が無い依頼を書き出すときの方法です。
タスクの洗い出しが苦手なのはなぜ？
白紙の状態から「やること」を思い出そうとするからです。依頼文には、相手が欲しいもの（採用ページ、バナー、公開日）は書かれていますが、そこまでの作業は書かれていません。
思い出す方法では、普段よくやる作業だけが浮かび、その案件にしか無い作業や相手に頼む作業が抜けます。そのうえ、何行書けば終わりなのかの目安も無いため、書き出しをいつ終えていいのか判断できません。
そこで順番を逆にします。依頼文に書かれた「欲しいもの」を1つずつ取り出し、そこから手前の作業をさかのぼって書きます。
依頼文のどこを見るかを先に決めておけば、書き出しは依頼文を読み終えたところで区切れます。次の章で、その見る場所を4つに分けて説明します。
依頼文からタスクを洗い出す4つの見方
依頼文を最初から最後まで4回読み、読むたびに次の4つのどれか1つだけを探します。1回で全部を拾おうとしないことが、抜けを減らすコツです。
①納品物ごとに「作る→確認→直す→渡す」の4つの工程に分ける
依頼文から、相手が受け取るもの（納品物）を全部書き出します。採用ページとバナーのように2つあれば2つです。そのうえで、納品物ごとに「作る→確認してもらう→直す→渡す」の4つの工程に分けます。
Webのページなら、作る工程がさらに「構成案」「デザイン」「組む（コーディング）」に分かれることがあります。どこまで分けるかは、相手に途中で見せる回数で決めると迷いにくくなります。
構成案を見せるなら構成案の行を作り、見せないならデザインの行から始めます。
②先方にしてもらうことを別の行にする
①で書いた「確認してもらう」の行と、依頼文の中で相手が動く文（原稿をまとめる・写真を送る・承認する）を、自分の作業とは別の行にします。行の頭に【先方】と付け、いつまでにもらうかを期日に入れます。
先方の行に期日が無いと、原稿が遅れても一覧の上では何も起きず、自分の作業の期日だけが近づきます。いつまでにもらえれば自分の作業に間に合うかを逆算して入れておくと、遅れた日に気づけます。
返事が来ないときの送り方はクライアントの確認が遅いときの催促の仕方にまとめています。
③決まっていないことを「要確認」の行にする
依頼文のうち、そのままでは作り始められない箇所を「要確認」の行にします。行の文は、先方にそのまま聞ける質問の形で書きます。
「応募の方法」ではなく「応募は電話・メール・応募フォームのどれで受けますか？」と書いておけば、聞き返すときに書き直さずに済みます。
ここで拾うのは、ページに載せる項目やバナーを出す期間のような、作業の中身で決まっていないことです。金額・納期・支払い方法など、取引の条件が抜けているときは、依頼に足りない取引条件を聞き返す8項目の照合表を使ってください。
④依頼文に書かれない作業を足す
最後に、依頼文には出てこないが、こちらがやらないと終わらない作業を足します。見るのは、納品物を作る前と、渡した後です。
- 作る前：手元の写真・原稿・前回のデータから使えるものを選ぶ
- 渡す前：スマホとパソコンで表示を確かめる、リンクが正しい先へ飛ぶかを見る
- 渡した後：元のデータを案件のフォルダに残す、請求書を送る
どの案件でも同じように出てくる作業は、毎回思い出すより、決まった表と見比べるほうが抜けにくくなります。着手時から納品後までの確認の型は仕事の抜け漏れ防止チェックリストに載せています。
タスクはどこまで細かく分ける？
「終わったかどうかを、その日のうちに言える大きさ」で止めます。「採用ページを作る」は数日かかり、今日の時点で終わったのかを答えられないので、もう一つ細かく分けます。
反対に、細かく分けすぎると、一覧を直す手間のほうが重くなります。「見出しを入れる」「画像を置く」のように、続けて一度にやる作業まで分ける必要はありません。迷ったら、相手に見せる・相手から受け取る、の区切りで切ると、行の大きさがそろいます。
洗い出した一覧はいつ見直す？
先方から原稿や確認の返事が届いた日と、依頼の中身が変わった日に見直します。一覧を開き、期日がずれた行と、新しく増えた作業の行を直します。
急ぐ行が分からなくなったら、期日の近い順に並べ替えて、上から手を付けます。返事待ちの【先方】の行は、期日を過ぎていないかだけ見れば足ります。
タスクの洗い出しの例｜依頼文1通から15個の作業を書き出す
架空の取引先から届いた依頼文1通を、4つの見方で読んでみます。取引先は既存のホームページを以前作った歯科医院で、依頼はチャットで届いた想定です。
届いた依頼文（歯科医院の採用ページとバナー）
10月26日（月）に、さくら歯科クリニック（架空）の事務長・佐藤さんから、次のメッセージが届きました。
4つの見方で読むと、次のものが拾えます。
- ①納品物は、採用ページ（見学会の案内を含む）とトップの求人バナーの2つで、公開日は11月10日（火）です。
- ②先方にしてもらうことは、募集要項の原稿と、途中の確認です。
- ③決まっていないことは、応募の受け方と、見学会が終わったあとのバナーの扱いです。
- ④書かれない作業は、前回の写真から候補を選ぶことと、表示の確認、請求です。
4つの見方で書き出した15個の作業
拾ったものを行にし、担当と期日を付けました。期日は、請求（No.15）を除いて公開日の11月10日（火）からさかのぼり、11月3日（火）の祝日を避けています。
15行の内訳は、自分の作業が9行、先方にしてもらうことが4行、要確認が2行です。見方ごとに数えると、①が6行、②が4行、③が2行、④が3行になります。
自分の作業の9行
①の6行は、2つの納品物を「作る→確認してもらう→直す→渡す」に分けたうち、自分がやる工程です。構成案の直しは独立した行にせず、No.7のデザインの行で一緒に入れています。
構成案の段階では見た目が無いので、先方からの指摘は項目の順番や文言くらいだろうと見て、このようにまとめました。
④の3行（No.4・12・15）は、依頼文に作業としては書かれていない行です。No.12とNo.15は依頼文に一言も出てこず、No.4も写真は「あれば使ってください」とあるだけなので、候補を選ぶ作業を自分で行にしないと、デザインを作る日に写真が足りないと気づくことになります。
先方にしてもらうことの4行
No.5・9・13は①の「確認してもらう」工程で、No.6は依頼文の「院長と相談してまとめます」から書き出した行です。No.6の原稿が10月30日（金）に届かないと、11月2日（月）のデザインに原稿を入れられません。期日をこちらの作業の手前に置いたのはそのためです。
要確認の2行
No.2とNo.3は、こちらで決めてしまうと作り直しになる箇所です。応募の受け方は採用ページの最後の項目を左右し、バナーを見学会のあとも出すかどうかで、11月21日以降に外す作業が増えるかが決まります。
エクセル・スプレッドシートに貼れる一覧
同じ15行を、タブ区切りの文字にしました。全部選んでコピーし、エクセルやGoogleスプレッドシートのA1のセルに貼ると、列に分かれて入ります。日付と作業の文を自分の依頼に書き換えて使ってください。
No 見方 作業 担当 期日 メモ
1 ①納品物 採用ページの構成案を作る 自分 10月28日（水） 募集要項・見学会の案内・応募の方法の順
2 ③要確認 要確認：応募は電話・メール・応募フォームのどれで受けますか？ 自分が聞く 10月27日（火） 構成案に入れる前に聞く
3 ③要確認 要確認：求人バナーは見学会のあとも出し続けますか？ 自分が聞く 10月27日（火） 外すなら、外す作業の行を足す
4 ④書かれない作業 前回撮影した写真から、採用ページに使う候補を選ぶ 自分 10月28日（水） 足りなければ先方に相談
5 ②先方 【先方】構成案を確認する 先方 10月29日（木）
6 ②先方 【先方】募集要項の原稿を送る 先方 10月30日（金） 院長と相談のうえ
7 ①納品物 採用ページのデザインを作る 自分 11月2日（月） 構成案への指摘もここで入れる
8 ①納品物 求人バナーのデザインを作る 自分 11月2日（月）
9 ②先方 【先方】採用ページとバナーのデザインを確認する 先方 11月4日（水） 11月3日は祝日
10 ①納品物 確認を受けてデザインを直す 自分 11月5日（木）
11 ①納品物 採用ページを組み、トップにバナーを入れる 自分 11月6日（金） 公開前の確認用のページで
12 ④書かれない作業 スマホとパソコンで表示を確かめる 自分 11月6日（金）
13 ②先方 【先方】公開前のページを確認する 先方 11月9日（月）
14 ①納品物 採用ページとバナーを公開する 自分 11月10日（火） 依頼文にある公開日
15 ④書かれない作業 請求書を送る 自分 11月30日（月） 月末にまとめて送る取り決めの場合
依頼が届いた日に先方へ送る確認のメッセージ
一覧ができたら、要確認の2行と、先方にしてもらうことの期日を1通にまとめて返します。10月26日（月）のうちに、こちらから佐藤さんへ次のように送ります。
先方にしてもらうことの4行のうち、ここで伝えるのは直近の2行（No.5・6）です。11月4日（水）と9日（月）の確認は、構成案を送るときに改めて伝えると、先方が日付を忘れにくくなります。
ここまでで手を動かしたのは、依頼文を4回読んで15行にすること、行ごとに担当を分けて【先方】を付けること、依頼文に日付が無い14行に期日を入れることの3つです。依頼が届くたびに、この3つを一からやり直すことになります。
AIやツールでタスクの洗い出しを手伝わせるには？
依頼文をそのまま貼れば、作業の一覧の下書きは作れます。AIは依頼文に書かれていることから一覧を作るため、④のように依頼文に出てこない作業は拾えないことがあります。
ChatGPTなどの対話型のAIに頼む方法はChatGPTでタスク管理をする方法と限界で説明しています。ここでは、案件とタスクを管理するツールのTASKULで、同じ依頼文から下書きを作る手順を紹介します。
前の章で手でやった3つのうち、TASKULのAIに任せられるのは、①納品物の工程と確認・直しの行の書き出しです。AIへの指示では、期日は依頼文に日付があるときだけ入れ、無ければ空にする決まりです。
担当分けと残りの行、依頼文に無い日付の期日は、下の表のとおり自分で入れます。
TASKUL（タスクル）で依頼文からタスクを洗い出す手順
- 「全てのタスク」の画面で「新規プロジェクト作成」を押し、「依頼文・議事録から自動作成」を選びます。
- プロジェクト名（例：採用ページ追加・求人バナー）を入れ、クライアントを選びます。クライアントと期日は空のままでも作れます。
- 「依頼文・議事録を貼り付け」の欄に、届いた依頼文をそのまま貼り、「登録する」を押します。
- 案件の画面が開き、「AI案件分析中」の表示が出ます。「依頼内容を読み取っています…」「既存タスクを確認中…」「タスクを作成しています…」「案件概要を構築中…」の順に、進み具合が表示されます。
- できたタスクの一覧を、4つの見方で読み直します。下の表と見比べて、足りない行を「タスクを追加する…」から足します。
- 先方の確認を待っている行は、状態を「確認中」にしておきます。どの行が先方の返事待ちかが、一覧で分かります。
「全てのタスク」の画面で「新規プロジェクト作成」を押すと出る画面です。左の「依頼文・議事録から自動作成」を選びます。データは架空です。
「依頼文・議事録を貼り付け」の欄に、例の依頼文をそのまま貼ったところです。「登録する」を押すと案件ができ、AIの分析が始まります。データは架空です。
依頼文の貼り付けと案件の作成は、Freeプラン（プロジェクト10件・AIクレジット200/月。2026年10月24日に公式サイトで確認）でも使えます。
TASKULのAIへの指示と、自分で足す行
TASKULのAIには、タスクを作るときの決まりが組み込まれています。その決まりと例の15行を並べると、自分で足す行が分かります。
AIの下書きは、依頼文が同じでも毎回同じ行になるとは限りません。下書きに出た行が例の15行と違っても、①〜④の順に見ると、足りない行が見つかります。
例の15行を入れた一覧です。No.1〜4は完了にし、先方の返事を待つ「【先方】構成案を確認する」は「確認中」にしています。データは架空です。
TASKULでできないことと、向かない人
- 先方を担当者にしたいときは、先に招待リンクで案件のメンバーにしておきます。
- 先方を招待していない場合、確認のお願いはTASKULからは届きません。確認のお願いは、自分のチャットやメールで送ります。
- Freeプランはプロジェクト10件までです。依頼1通ごとに案件を作ると、1件ずつ数えられます。
依頼文を貼るだけで、先方の作業まで分けた完成の一覧が出てほしい人には向きません。AIの下書きを、自分で直して仕上げる人向けの使い方です。
手元の依頼1通で試すなら、TASKULのFreeプランに依頼文を貼り、AIの下書きと自分の一覧を見比べられます。
タスクの洗い出しについてよくある質問
依頼を受けて1人で作業を進める人から出やすい質問を5つまとめました。
タスクの洗い出しはエクセルとツールのどちらでやる？
1つの案件を一度書き出すだけなら、エクセルやスプレッドシートで足ります。期日の近い順に並べ替えたい、複数の取引先の案件をまとめて見たいときは、タスク管理のツールのほうが手間がかかりません。
タスクの洗い出しのフレームワークは何を使えばいい？
WBSやマインドマップといった名前の手法がよく紹介されますが、1人で受ける1つの依頼なら、この記事の4つの見方で書き出せます。案件をまたいで管理したくなったら、手法の名前から選ぶより、一覧をどこに置くかを先に決めると進めやすくなります。
依頼文が短すぎて作業が書けないときは？
③の要確認の行が増えるだけなので、書き出しを止める必要はありません。要確認の行を質問の形で書いておけば、そのまま聞き返す文面になります。取引条件が抜けているときの聞き方は依頼に足りない取引条件を聞き返す8項目にまとめています。
洗い出したタスクの一覧は取引先に見せるべき？
全部を見せる必要はありません。先方にしてもらうことの行だけを抜き出して期日と一緒に伝えると、原稿や確認の日付を先方と合わせられます。自分の作業の細かい行は、自分で進み具合を見るためのものです。
AIにタスクの洗い出しを任せても大丈夫？
下書きとして使い、先方にしてもらうこと・決まっていないこと・依頼文に書かれない作業・期日の4つは自分で確かめます。AIへの指示では、期日は依頼文に日付があるときだけ入れる決まりで、担当者を入れる項目はありません。
まとめ｜タスクの洗い出しは、依頼文を4つの見方で読み直す
タスクの洗い出しは、白紙から思い出すのではなく、届いた依頼文を次の4つの見方で読み直して作業を書き出します。
この記事のまとめ
- 納品物：受け取るものごとに「作る→確認してもらう→直す→渡す」に分ける
- 先方にしてもらうこと：【先方】を付けて別の行にし、いつまでにもらうかを期日に入れる
- 決まっていないこと：先方にそのまま聞ける質問の形で「要確認」の行にする
- 依頼文に書かれない作業：作る前と渡した後の作業を足す
次の依頼が届いたら、まず依頼文を4回読み、例の表と同じ列（見方・作業・担当・期日・メモ）に並べてみてください。要確認の行と先方の期日は、届いた日のうちにまとめて返します。
案件が増えてきたら、複数案件のタスクを1つの一覧にまとめる方法で、取引先ごとの一覧を束ねられます。
依頼が増えて一覧を作る手間が重くなってきたら、TASKULのFreeプランで、依頼文からタスクの下書きを作り、足りない行を足す流れを試せます。
